Für die Einführung einer zentralen E-Mail-Signaturverwaltung reicht in den meisten Fällen eine einzige zwingende technische Synchronisation: die Verbindung zwischen Signitic und Outlook/Microsoft 365 oder Gmail/Google Workspace, in der Regel in etwa 5 Minuten eingerichtet. Verzeichnis- und CRM-Synchronisation sind optional und unabhängig voneinander nachrüstbar. Signitic ist seit März 2024 nach ISO 27001 zertifiziert und benötigt danach kaum noch Zeit vom IT-Team.
Andere haben das schon vor Ihnen gemacht
Jeden Monat erhalten wir viele Rückmeldungen von Marketing- und Kommunikationsteams zum Erfolg des Projekts. Und weil wir bei Signitic das Produkt komplett selbst gebaut haben, wissen wir, wie man technisch und präzise darüber spricht, in derselben Sprache wie Ihre IT-Verantwortlichen.
Was sind die Vorteile von Signitic für die IT?
Die Vorteile von Signitic für technische Teams sind zahlreich. Hier die direktesten, nach Themen geordnet:
- Zeit: Die Verwaltung dieses Themas wird direkt an die Kommunikationsteams übertragen.
- Zeit: Weniger Support-Tickets für IT-Teams.
- Personal: Automatisiertes Onboarding neuer Mitarbeitender.
- Personal: Automatisiertes Offboarding, bei dem auch die Konten gelöscht werden.
- Persönliche Zufriedenheit: die Genugtuung, Kommunikations- und Marketingteams zu stärken.
- Technik: die Gewissheit, dass die Darstellung auf allen Endgeräten, insbesondere auf Mobilgeräten, korrekt ist.
- Technik: eine Verbesserung der Geschäftsprozesse dank Automatisierung.
- Technik: bessere E-Mail-Zustellbarkeit.
- Technik: optimiertes Bildgewicht in E-Mail-Signaturen.
- Daten: eine Gelegenheit, die Qualität der Verzeichnisdaten (Active Directory oder Personalverwaltungssystem) zu überprüfen.
- Daten: die Möglichkeit, saubere Daten abzurufen, um das Verzeichnis zu aktualisieren.
- Sicherheit: die Garantie, einen ISO-zertifizierten Dienst statt einer internen Lösung zu nutzen.
- Sicherheit: optimiertes Zugriffsmanagement zur Verwaltung von Signaturen.
Leitfaden zu den technischen Vorteilen: Wir haben einen Artikel vorbereitet, der allen technischen Vorteilen des zentralisierten E-Mail-Signaturmanagements mit Signitic gewidmet ist.
Selbsteinschätzung und Schritte
Brauche ich einen CTO oder IT-Manager für die Einrichtung?
Um diese Frage zu beantworten, reicht ein einfacher Check: Haben Sie Administratorzugriff auf das Microsoft-365- oder Google-Workspace-Konto Ihres Unternehmens? Wenn ja, sind Sie autonom, gehen Sie direkt zur Einrichtung Ihres Kontos. Wenn nicht, weiter mit der nächsten Frage.
Was sollte ich meinen CTO oder die zuständige IT-Person fragen?
Um Ihr Projekt zu starten und eigenständig E-Mail-Signaturen zu verwalten, müssen Sie Signitic lediglich mit Ihrem E-Mail-System verbinden. Weitere Synchronisationen sind möglich und optional, unabhängig voneinander und in beliebiger Reihenfolge durchführbar.
Zwingender Schritt: Aktivieren Sie die Synchronisation zwischen Signitic und Ihrem E-Mail-Programm.
Gehen Sie dazu wie folgt vor:
- für Outlook/Microsoft 365
- für Gmail/Google Workspace
Unabhängig davon und optional lassen sich weitere Synchronisationen ergänzen:
Verzeichnis: Aktivieren Sie die Synchronisation mit Ihrem Verzeichnis. Damit lässt sich die Benutzerverwaltung automatisieren (Onboarding, Änderungen, Offboarding).
CRM: Aktivieren Sie die Synchronisation von E-Mail-Signaturen mit Ihrem CRM. So wird jede aus dem CRM versendete Nachricht automatisch mit der korrekten Signatur versehen.
In welcher Reihenfolge sollten die Synchronisationen durchgeführt werden?
Die Reihenfolge spielt keine Rolle. Sie können zuerst Ihre Benutzerbasis importieren oder Ihr Verzeichnis synchronisieren und danach die E-Mail-Synchronisierung aktivieren, um alles bereitzustellen, sobald das Konto eingerichtet ist. Genauso lässt sich die Synchronisierung direkt mit Gmail oder Outlook aktivieren und Nutzer und Nutzerinnen können nach und nach ergänzt oder Design und Kampagnen angepasst werden. Da Änderungen direkt synchronisiert werden, ist das Anpassen und Iterieren der E-Mail-Signaturen unkompliziert.
Technische FAQ: mögliche Fragen im Voraus beantwortet
Ist es sicher?
Kurze Antwort: Ja. Signitic ist seit März 2024 nach ISO 27001 zertifiziert und wird täglich von zahlreichen Unternehmen und großen internationalen Konzernen genutzt. Für weitere Informationen ist eine eigene Seite zu unserer ISO-27001-Zertifizierung verfügbar. Gerne beantworten wir auch direkt Fragen zu unserer Sicherheitsrichtlinie für Informationssysteme.
Verändert Signitic etwas im Unternehmen?
Ja, und zwar für alle im Unternehmen. Konkret ermöglicht es:
- ein einheitliches, aktuelles Markenbild in allen E-Mails, statt auf den guten Willen jeder einzelnen Person angewiesen zu sein
- die zuverlässige Weitergabe von Kommunikation und aktuellen Informationen
- weniger Supportaufwand für die IT bei Themen, die zwar nicht strategisch, aber unverzichtbar sind
- die einfache Bereitstellung von Inhalten für die eigenen Gesprächspartner
- die Möglichkeit, diesen Kommunikationskanal überhaupt zu messen
Auf dem Signitic-Blog finden sich weitere Leitfäden und Kundenfallstudien zum Thema.
Könnten wir das nicht selbst machen?
Ohne Ambitionen, mit den eigenen Gesprächspartnern aktiv zu kommunizieren, oder ohne verfügbares Budget bleibt tatsächlich die Möglichkeit, die Signatur weiterhin per Copy-and-Paste zu pflegen, jeder für sich. Oder eine interne Routine dafür aufzubauen, was allerdings viel Zeit kostet.
Wer dagegen erwartet, dass Signaturen ein wirksames Marketing- und Kommunikationsinstrument sind, braucht erfahrungsgemäß mehrere Vollzeitstellen über Jahre hinweg, um einen Service dieser Qualität selbst aufzubauen. Es lohnt sich also deutlich, das zu geringeren Kosten extern zu beziehen. Die eigentliche Frage lautet: Sollten mehrere Personen im technischen Team ihre Zeit der Verwaltung von E-Mail-Signaturen widmen? Kurze Antwort: eher nicht. Signitic übernimmt das, und spart damit Zeit und Geld.
Benötige ich ein aktuelles Verzeichnis, um loszulegen?
Zunächst: Was ist "AD"? AD ist die Abkürzung für Active Directory, vereinfacht gesagt ein Verzeichnis, eine Datenbank, die insbesondere die Kontaktdaten der Mitarbeitenden enthält (Name, Vorname, E-Mail-Adresse). Das Problem: Diese Datenbank entsteht oft schrittweise, und die enthaltenen Daten sind nicht immer aktuell oder je nach Mitarbeiter unterschiedlich gepflegt. Für IT-Teams stellt sich deshalb oft die Frage, ob es sinnvoll ist, eine veraltete Datenquelle mit den E-Mail-Signaturen zu synchronisieren.
Die Antwort: Nicht zwingend nötig. Und zwar aus folgenden Gründen:
- Ein Auszug aus dem eigenen Verzeichnis lässt sich in Signitic importieren. Beim Rollout können Mitarbeitende ihre Signatur prüfen und bei Bedarf selbst korrigieren.
- Die Einrichtung von Signitic ist eine gute Gelegenheit, aktuelle Informationen direkt von den Mitarbeitenden abzufragen und anschließend das eigene Verzeichnis zu bereinigen und zu aktualisieren.
- Die Synchronisation mit dem Verzeichnis ist nicht zwingend erforderlich.
- Falls gewünscht, lässt sich die Synchronisation auf bestimmte Felder beschränken.
Wird das die Zeit meines Tech-Teams beanspruchen?
Nein, Signitic benötigt nur sehr wenig Zeit vom IT-Team oder dem CTO. Zur Einordnung: Die Synchronisation zwischen Signitic und der E-Mail dauert für eine Administratorin oder einen Administrator des Microsoft- oder Google-Kontos rund 5 Minuten. Je nach Umgebung und Datenqualität kann es zusätzlich einige Stunden dauern, zu entscheiden, wie das Verzeichnis präzise mit Signitic synchronisiert werden soll. Kurz gesagt: Es geht schnell. Und sobald diese Aufgabe erledigt ist, haben die technischen Teams nichts mehr damit zu tun, das Marketing- und Kommunikationsteam arbeitet ab diesem Punkt eigenständig weiter.
Werden wir von Signitic unterstützt?
Ja, unsere Kunden werden bei Einführung und Nutzung des Diensts unterstützt. Das ist eines der zentralen Unterscheidungsmerkmale unseres Angebots und wird auch in Kundenbewertungen entsprechend hervorgehoben. Das Signitic-Team wurde mehrfach für die Qualität seines Kundensupports ausgezeichnet.
