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Ist es immer noch notwendig, E-Mail-Software zu verwenden, wenn Gmail und Outlook online sind? Diese Frage taucht in beruflichen und persönlichen Gesprächen ständig auf. Im Jahr 2025 entwickelt sich E-Mail-Software mit künstlicher Intelligenz, verbesserter Sicherheit und plattformübergreifender Integration weiter und verändert so die Art und Weise, wie wir mit E-Mails umgehen.
Die Wahl zwischen Webmail und installierter Software hängt nun von bestimmten Kriterien ab: beruflichen Bedürfnissen, Sicherheitsanforderungen, Arbeitsgewohnheiten und dem angestrebten Produktivitätsniveau. Jede Lösung hat je nach Benutzerprofil unterschiedliche Vorteile.
In diesem umfassenden Leitfaden finden Sie die beste E-Mail-Software, wichtige Auswahlkriterien und eine detaillierte Installationsanleitung zur Optimierung Ihres E-Mail-Managements im Jahr 2025.
Die Entwicklung der E-Mail-Clients seit 2020 war von drei Haupttrends geprägt: der Integration künstlicher Intelligenz für die automatische Sortierung, der Stärkung der Sicherheitsprotokolle angesichts von Cyberangriffen und der Verbesserung der Synchronisation zwischen Plattformen.
Die Statistiken zeigen eine widersprüchliche Realität: Mit 1,8 Milliarden Nutzern im Jahr 2020 dominiert Gmail den „Webmail“ -Markt, während die installierte Software eine treue Basis von rund 200 Millionen Geschäftsnutzern unterhält. Dieser Unterschied wird durch unterschiedliche Bedürfnisse und spezifische Anwendungsfälle erklärt. Kostenlose Versionen von E-Mail-Software wie Thunderbird und Gmail werden von vielen Benutzern auf der ganzen Welt häufig verwendet, was ihre Beliebtheit für die effektive Verwaltung ihrer Posteingänge erhöht.
E-Mail-Software bleibt 2025 aus mehreren wichtigen Gründen relevant. Erstens bieten sie die vollständige Kontrolle über Daten mit sicherem lokalen Speicher. Zweitens gewährleistet ihre Fähigkeit, offline zu arbeiten, eine kontinuierliche Produktivität auch ohne Internetverbindung. Schließlich können Sie mit einigen Programmen auch ohne Internetverbindung E-Mails senden, indem Sie sie auf den Computer herunterladen. Ihre erweiterten Funktionen übertreffen häufig die von Webmail.
Eine Einführung in Sicherheit, Produktivität und erweiterte Funktionen zeigt, dass die Wahl der E-Mail-Software von drei Hauptfaktoren abhängt: der Art der Kommunikation (privat oder beruflich), dem erforderlichen Sicherheitsniveau und dem vorhandenen digitalen Ökosystem. Die Benutzerfreundlichkeit ist ebenfalls ein wichtiges Kriterium, das eine intuitive und anpassbare Oberfläche fördert, um den unterschiedlichen Bedürfnissen der Benutzer gerecht zu werden.
Zu den Vorteilen von Webmail gehören die allgemeine Barrierefreiheit von jedem Browser aus, die einfache Bedienung ohne Installation und die automatische Synchronisierung zwischen Geräten. Gmail und Outlook.com veranschaulichen diesen Ansatz perfekt mit ihrer intuitiven Benutzeroberfläche und ihrer nachgewiesenen Zuverlässigkeit.
Umgekehrt liegen die Stärken der installierten Software in ihren fortschrittlichen Funktionen wie komplexen Filtern, der Fähigkeit, offline zu arbeiten, um E-Mails abzurufen und zu schreiben, und der erhöhten Sicherheit dank lokaler Verschlüsselung und Datenkontrolle.
Konkrete Anwendungsfälle erleichtern die Entscheidung. Wählen Sie Webmail, wenn Sie häufig reisen, mehrere verschiedene Computer verwenden oder eine einfache Bedienung bevorzugen. Entscheiden Sie sich für installierte Software, wenn Sie große Mengen an E-Mails verwalten, mit vertraulichen Informationen arbeiten oder spezielle Funktionen benötigen.
Der hybride Trend zeichnet sich 2025 ab und bietet Lösungen, die beide Ansätze kombinieren. Einige Benutzer nutzen den mobilen Webmail-Zugang für schnelle Konsultationen und verwenden einen E-Mail-Client auf ihrer Hauptarbeitsstation für intensive Aufgaben.
Die Verwaltung mehrerer Konten ist die am häufigsten nachgefragte Funktion. Eine gute E-Mail-Software sollte in der Lage sein, Gmail, Outlook, Yahoo und andere Dienste in einer einzigen Oberfläche zu vereinheitlichen, sodass alle Konten von einem Ort aus verwaltet werden können, ohne zwischen Tabs hin und her zu jonglieren.
Intelligente Filterung hat neben automatischem Spam- und Phishing-Schutz und automatischer Prioritätensortierung die zweite Priorität. Diese Funktionen reduzieren den Zeitaufwand für die Organisation Ihres Posteingangs erheblich und verbessern die tägliche Sicherheit. E-Mail-Software verwendet auch Filterfunktionen, um Spam und potenziell gefährliche Nachrichten zu erkennen und zu blockieren.
Zu den Produktivitätstools gehören Terminplanung zur Optimierung des Zeitpunkts der Kommunikation, automatische Antworten zur Verwaltung von Abwesenheiten und E-Mail-Vorlagen zur Standardisierung wiederkehrender Mitteilungen. Darüber hinaus bieten die meisten E-Mail-Softwares Funktionen zur Zwei-Faktor-Authentifizierung, um die Sicherheit von Benutzerkonten zu erhöhen.
Zu den erweiterten Sicherheitsfunktionen gehören lokale Nachrichtenverschlüsselung, integrierte Zwei-Faktor-Authentifizierung und Anti-Tracking-Schutz, der verhindert, dass Absender verfolgen, wann E-Mails geöffnet und gelesen werden.
Das eingebauter Kalender ermöglicht die automatische Planung anhand der empfangenen E-Mails. Wenn eine Nachricht ein Datum oder ein Ereignis enthält, kann die Software automatisch einen Termin in Google Calendar oder Outlook-Kalender, Optimierung der persönlichen und beruflichen Organisation.
Die CRM-Verbindung revolutioniert die automatisierte Kunden- und Geschäftsnachverfolgung. Die beste Software lässt sich in Salesforce, HubSpot oder Pipedrive integrieren und ermöglicht es, den E-Mail-Austausch automatisch mit Kundendateien zu verknüpfen und den Kommunikationsverlauf zu verfolgen.
Zu den unterstützten Drittanbieteranwendungen gehören Slack für die Teamkommunikation, Trello und Asana für das Projektmanagement sowie Dropbox für die gemeinsame Nutzung von Dateien. Diese Integration schafft ein flüssiges und vernetztes Arbeitsökosystem.
Die Synchronisierung mehrerer Geräte gewährleistet ein konsistentes Erlebnis auf Desktop, Smartphone und Tablet. Änderungen, Löschungen und neue Ordner, die auf einem Gerät erstellt wurden, werden sofort auf allen anderen Geräten angezeigt. Die Kompatibilität mit mehreren Geräten ist für die meisten modernen E-Mail-Softwares unerlässlich, um die Kontinuität der E-Mail-Verwaltung zu gewährleisten.
Die Geschwindigkeit der Forschung unterscheidet die Lösungen deutlich. Die lokale Indexierung der installierten Software ermöglicht die sofortige Suche in Tausenden von E-Mails, während die Online-Suche nach Webmail von der Internetverbindung abhängt und langsamer sein kann. E-Mail-Software bietet oft eine Suchoberfläche, die es einfach macht, Nachrichten mithilfe von Schlüsselwörtern oder Filtern zu finden.
Die Anpassung der Benutzeroberfläche umfasst visuelle Designs, die auf Ihre Präferenzen zugeschnitten sind, eine modulare Panelorganisation und anpassbare Tastenkombinationen, um häufig verwendete Aktionen zu beschleunigen. Diese Anpassung verbessert das tägliche Benutzererlebnis erheblich.
Intelligente Benachrichtigungen filtern nach Wichtigkeit und Absender und vermeiden so unnötige Unterbrechungen. Ein gutes System benachrichtigt nur vorrangige E-Mails nach vordefinierten Kriterien, um die Konzentration auf die Arbeit aufrechtzuerhalten. Messaging-Software ermöglicht auch eine bessere Reaktionsfähigkeit mit visuellen oder akustischen Benachrichtigungen, wenn neue Nachrichten eintreffen.
Barrierefreiheit deckt die Windows-, macOS- und Linux-Kompatibilität ab und stellt sicher, dass jeder Benutzer eine Lösung findet, die zu seinem Betriebssystem passt. Diese Universalität vermeidet technische Einschränkungen bei der Softwareauswahl. Eine gute E-Mail-Software sollte auch mit verschiedenen Betriebssystemen und anderen Produktivitätstools kompatibel sein, sodass sie sich problemlos in verschiedene digitale Umgebungen integrieren lässt.
Unsere Testmethodik bewertete 12 Kriterien über einen Zeitraum von 6 Monaten täglicher Nutzung: Leistung, Sicherheit, Benutzerfreundlichkeit, Funktionen, Integrationen, Kundensupport, Stabilität, Anpassung, Verwaltung mehrerer Konten, Verwaltung mehrerer Konten, Recherche, Benachrichtigungen und Preis-Leistungs-Verhältnis.
Bei der Segmentierung nach Profilen werden drei Benutzerkategorien unterschieden. Einzelpersonen bevorzugen Einfachheit und kostenlose Nutzung. KMU suchen nach einem Gleichgewicht zwischen Funktionalität und Kosten. Große Unternehmen benötigen ein Höchstmaß an Sicherheit und Integration in ihre bestehenden Systeme.
Eine Budgetanalyse zeigt, dass kostenlose Lösungen 80% der Standardanforderungen erfüllen, während kostenpflichtige Versionen ein echtes Plus für intensive Nutzer darstellen. Das Preis-/Leistungsverhältnis muss die dank fortschrittlicher Funktionen eingesparte Zeit beinhalten.
Hier sind die 8 am häufigsten empfohlenen Softwares nach unserer umfassenden Bewertung:
Hier finden Sie eine einfache, klare und vollständige Anleitung zur Auswahl der besten E-Mail-Software im Jahr 2025, die an Ihre Bedürfnisse angepasst ist, unabhängig davon, ob Sie eine Einzelperson oder ein Profi sind.
Thunderbird 128
Ich bin Kunde
Mailspring
Mailbird Pro
Briefkasten
Spark Premium
Thunderbird 128 gewann unseren Vergleich mit einer Punktzahl von 85/100 dank seines Open-Source-Charakters, der Transparenz garantiert, seiner erhöhten Sicherheit mit integrierter Verschlüsselung und seiner universellen Kompatibilität mit Windows, macOS und Linux. Die aktive Community sorgt für regelmäßige Updates und einen reaktionsschnellen Community-Support.
eM Client erhält 82/100 mit seiner modernen und intuitiven Oberfläche, die Benutzer anspricht, die an moderne Anwendungen gewöhnt sind. Der integrierte Kalender lässt sich perfekt mit Google Calendar synchronisieren, und die kostenlose Version ermöglicht 2 E-Mail-Konten, was für die meisten persönlichen Benutzer ausreichend ist.
Mailspring hebt sich mit 78/100 dank seiner fortschrittlichen Produktivitätsfunktionen wie der Nachverfolgung der E-Mail-Öffnung, anpassbaren Vorlagen und der Versandplanung ab. Die schlanke Oberfläche und die schnelle Synchronisierung machen es zu einer großartigen Wahl für Profis.
Die Vergleichstabelle der Hauptfunktionen zeigt, dass Thunderbird sich durch Sicherheit und Anpassung auszeichnet, eM Client durch seine einfache Bedienung glänzt, während Mailspring sich durch seine innovativen Produktivitätstools auszeichnet.
Mailbird Pro rechtfertigt seine 2,30 €/Monat durch sein klares Design und seine vielfältigen Integrationen mit mehr als 20 beliebten Anwendungen (Slack, Trello, Asana, Asana, Google Drive). Die einheitliche Oberfläche ermöglicht es Ihnen, E-Mails, Kalender, Aufgaben und Instant Messaging von einer einzigen Anwendung aus zu verwalten.
Postbox setzt auf ein fortschrittliches Management mit seinen leistungsstarken Filtern, um komplexe automatische Sortierregeln zu erstellen, und auf seine verstärkte Sicherheit, einschließlich nativer S/MIME-Verschlüsselung. Das Tag- und Suchsystem übertrifft bei weitem die Möglichkeiten kostenloser Lösungen.
Spark Premium für 5 €/Monat bietet Teamzusammenarbeit durch das Teilen von Entwürfen und gemeinsam genutzten Boxen sowie künstliche Intelligenz zum Sortieren, die Benutzergewohnheiten lernt, um wichtige E-Mails automatisch zu priorisieren.
Die ROI-Analyse zeigt, dass die gewonnene Produktivität die Investition für Benutzer rechtfertigt, die mehr als 50 E-Mails pro Tag verarbeiten. Die dank der erweiterten Funktionen eingesparte Zeit macht die monatlichen Abonnementkosten mehr als wett.
Die Systemanforderungen variieren je nach der ausgewählten Software. Thunderbird benötigt mindestens 4 GB RAM und 500 MB Festplattenspeicher. eM Client benötigt Windows 10+ oder macOS 10.14+. Überprüfen Sie vor der Installation immer die Kompatibilität mit Ihrem Betriebssystem.
Die Thunderbird-Installationsanleitung beginnt mit dem Herunterladen von der offiziellen Mozilla.org-Website. Starten Sie das Installationsprogramm, folgen Sie dem Installationsassistenten und starten Sie dann Thunderbird für die Ersteinrichtung. Der First Use Wizard führt Sie Schritt für Schritt durch die Einrichtung des ersten Kontos.
Um mehrere Konten einzurichten, müssen Sie den Unterschied zwischen IMAP und POP3 verstehen. IMAP synchronisiert sich in Echtzeit mit dem Server, ideal für den Zugriff auf mehrere Geräte. POP3 lädt E-Mails lokal herunter und ist für die Verwendung auf einem einzelnen Computer geeignet. Die Gmail-Servereinstellungen lauten imap.gmail.com (993) und smtp.gmail.com (587).
Die Leistungsoptimierung umfasst drei Maßnahmen: Richten Sie die Indexierung ein, um die Suche zu beschleunigen, passen Sie die Größe des Caches an Ihr E-Mail-Volumen an und planen Sie automatische Backups Ihres Benutzerprofils, um Datenverlust zu vermeiden.
E-Mail-Software bleibt auch 2025 für Benutzer relevant, die Produktivität und Sicherheit verlangen. Moderne Lösungen kombinieren heute das Beste aus beiden Welten: die Leistungsfähigkeit der installierten Anwendungen und die Flexibilität der Cloud.
Unsere Hauptempfehlung ist Thunderbird für Anfänger, die nach einer kostenlosen und zuverlässigen Lösung suchen, und eM Client für diejenigen, die eine moderne Oberfläche bevorzugen, ohne auf wichtige Funktionen verzichten zu müssen.
Die optimale strategische Beratung besteht darin, mobiles Webmail für die Beratung unterwegs und Desktop-Software für intensives Arbeiten zu kombinieren. Dieser hybride Ansatz maximiert die Produktivität je nach Einsatzkontext.
Die Perspektive 2026 bewegt sich in Richtung einer massiven Integration von künstlicher Intelligenz für automatisiertes Management und Quantensicherheit für die Verschlüsselung der nächsten Generation. Messaging-Software wird sich weiterentwickeln, um den wachsenden Herausforderungen der digitalen Kommunikation gerecht zu werden.
Wir bei Signitic wissen, wie wertvoll Ihre Zeit ist. Deshalb unsere Lösung lässt sich perfekt integrieren, egal ob Sie eine installierte E-Mail-Software oder Online-Webmail verwenden. Ob Sie eingeschaltet sind Ausblick, Gmail oder jeder andere Client, Signitic passt sich einfach an, um Ihnen ein reibungsloses und problemloses Erlebnis zu bieten.
Wir sind stolz darauf, offizielle Partner von Microsoft und Google zu sein, was eine optimale Kompatibilität und sichere Integration mit ihren Plattformen garantiert. Die Sicherheit Ihrer Daten steht im Mittelpunkt unserer Prioritäten: Ihre Daten werden dank fortschrittlicher Verschlüsselungsprotokolle und strenger Vertraulichkeitsstandards geschützt.
Mit Signitic werden Ihre E-Mails zu echten professionellen Kommunikationstools, dank benutzerdefinierte Signaturen, wirkungsvolle Banner und integrierte Kampagnen, die Ihr Markenimage bei jedem Versand verbessern. Vereinfachen Sie Ihr Leben, gewinnen Sie an Konsistenz und machen Sie jede E-Mail zu einer Chance mit Signitic!
Thunderbird 128 gewinnt unseren Vergleich mit seinen neuen erweiterten Sicherheitsfunktionen, seiner neu gestalteten Benutzeroberfläche und seiner universellen Kompatibilität. Sein Open-Source-Charakter garantiert Transparenz und das Fehlen der Erfassung personenbezogener Daten.
Die eM Client-Alternative eignet sich besser für Benutzer, die eine modernere und intuitivere Oberfläche mit einem integrierten Kalender suchen, der sich besonders für die Verwaltung von Terminen eignet.
Zu den ausschlaggebenden Auswahlkriterien gehören Kommunikationssicherheit, einfache Bedienung und die Unterstützung mehrerer Konten, um all Ihre Nachrichten zu zentralisieren.
IMAP-Protokolle werden für die Echtzeitsynchronisierung zwischen dem Server und Ihrer Software empfohlen. Diese Konfiguration ermöglicht es Ihnen, von mehreren Geräten aus auf Ihre E-Mails zuzugreifen und gleichzeitig die Konsistenz aufrechtzuerhalten.
Die detaillierten Schritte für Gmail erfordern die Aktivierung eines weniger sicheren Zugriffs oder die Generierung eines Anwendungskennworts. Verwenden Sie für Outlook automatische Einstellungen oder die manuelle Konfiguration mit outlook.office365.com. Für Yahoo muss ein bestimmtes Passwort generiert werden.
Die Ordnerverwaltung kann vereinheitlicht werden, sodass alle E-Mails zusammen angezeigt werden, oder nach Konten getrennt werden, um die Organisation getrennt zu halten. Die Auswahl hängt von Ihren Arbeitsgewohnheiten und der Menge der verarbeiteten E-Mails ab. Benutzer können ihre E-Mails auch in Ordnern oder Labels organisieren, um ihren Posteingang besser verwalten zu können.
Zu den Sicherheitsvorteilen der installierten Software gehören ein lokaler Speicher, der den Zugriff auf Server von Drittanbietern verhindert, eine verstärkte Verschlüsselung mit vollständiger Schlüsselkontrolle und Schutz vor unbefugtem Zugriff im Falle einer Kompromittierung des Webmail-Kontos.
Webmail-Risiken betreffen hauptsächlich das Abfangen der Kommunikation während der Übertragung, den Zugriff auf Daten durch Dienstanbieter und die Abhängigkeit von den Sicherheitsmaßnahmen des externen Anbieters.
Best Practices empfehlen, die Software regelmäßig zu aktualisieren, um Sicherheitslücken zu beheben, die Zwei-Faktor-Authentifizierung zu aktivieren und die Verschlüsselung für vertrauliche E-Mails zu verwenden.
Der Offline-Modus ermöglicht effektiv das Abrufen zuvor synchronisierter E-Mails und das Schreiben neuer Nachrichten. Diese Funktion ist besonders nützlich auf Reisen oder bei instabilen Verbindungen.
Die automatische Synchronisation wird fortgesetzt, sobald die Internetverbindung wiederhergestellt ist. Die ausstehenden Nachrichten werden gesendet und die neuen E-Mails werden abgerufen. Der Vorgang ist für den Benutzer transparent.
Zu den Einschränkungen gehören die Unfähigkeit, neue E-Mails in Echtzeit zu empfangen, und das verzögerte Senden von offline geschriebenen Nachrichten. Im Vergleich zu den Produktivitätsvorteilen sind diese Einschränkungen jedoch nach wie vor gering.
eM Client Pro ist mit seiner zentralen Verwaltung, seinem professionellen technischen Support und seinen kontrollierten Kosten von 4€ pro Monat pro Benutzer die optimale Lösung. Der gemeinsame Kalender und die Funktionen für die Zusammenarbeit entsprechen den Bedürfnissen von KMU.
Die kostenlose Thunderbird-Alternative eignet sich für knappe Budgets, erfordert jedoch internen oder Community-technischen Support. Ihre Zuverlässigkeit und Funktionalität sind nach wie vor hervorragend für den professionellen Grundgebrauch.
Zu den wichtigsten Kriterien für KMU gehören die Gesamtbetriebskosten, die einfache Schulung der Teams zur Verringerung von Widerständen gegen Veränderungen und die Verfügbarkeit von reaktionsschnellem technischem Support zur schnellen Problemlösung.
