Eine E-Mail-Signatur ist ein Element, das automatisch am Ende jeder gesendeten E-Mail hinzugefügt wird. Es enthält normalerweise wichtige Informationen wie den Namen, die Position, Kontaktinformationen und manchmal sogar grafische Elemente wie ein Logo oder Links zu den sozialen Netzwerken des Absenders. Eine gut gestaltete E-Mail-Signatur ist ein effektives Kommunikationsinstrument, das das Markenimage stärkt und den Kontakt erleichtert.
Warum eine E-Mail-Signatur verwenden?
Die Verwendung einer E-Mail-Signatur hat viele Vorteile, sowohl für Profis als auch für Unternehmen. Hier ist der Grund, warum Sie eine verwenden sollten:
- Stärkung des Markenimages: Eine E-Mail-Signatur ermöglicht das Hinzufügen des Firmenlogos und anderer visueller Elemente, die die Markenidentität bei jedem Austausch stärken.
- Verbesserung der Glaubwürdigkeit und Professionalität: Eine sorgfältige Unterschrift vermittelt Ihren Korrespondenten den Eindruck von Professionalität. Es zeigt, dass Sie sich die Zeit nehmen, Ihre E-Mails richtig zu strukturieren.
- Kontakte erleichtern: Durch die Angabe direkter Kontaktinformationen (Telefon, E-Mail, Website) vereinfacht die Signatur den Kontakt für Ihre Kunden, Interessenten oder Partner.
- Marketingmaßnahmen fördern: Sie können Ihrer Signatur Handlungsaufforderungen (CTAs) hinzufügen, um Kontakte zu ermutigen, Ihre neuesten Produkte, Veranstaltungen oder Inhalte (wie ein E-Book oder ein Webinar) zu entdecken.
Die wesentlichen Elemente einer E-Mail-Signatur
Hier sind die wichtigsten Details, die Sie in Ihre E-Mail-Signatur aufnehmen sollten:
- Vollständiger Name und Funktion: Machen Sie deutlich, wer Sie sind und welche Rolle Sie im Unternehmen spielen.
- Koordinaten: Fügen Sie eine geschäftliche Telefonnummer und eine E-Mail-Adresse hinzu, unter der Sie erreichbar sind.
- Link zur Website: Es ist immer wichtig, Ihre Kontakte auf Ihre Website zu leiten, um mehr über Ihr Unternehmen zu erfahren.
- Links zu sozialen Netzwerken: Fügen Sie anklickbare Symbole in Ihre LinkedIn-, Twitter- oder anderen Konten ein, um Ihre Online-Präsenz auszubauen.
- Firmenlogo: Das Hinzufügen des Logos stärkt Ihr Markenimage und macht Ihre E-Mails besser erkennbar.
- Aufruf zum Handeln (CTA): Nutzen Sie diesen Bereich, um Ihre Empfänger zu ermutigen, Maßnahmen zu ergreifen, z. B. einen Newsletter zu abonnieren oder eine laufende Werbeaktion zu entdecken.
Die Vorteile einer gut gestalteten E-Mail-Signatur für Ihr Unternehmen
Eine effektive E-Mail-Signatur ist mehr als nur die Bereitstellung von Kontaktinformationen. Sie kann zu einem vollwertigen Kommunikationsinstrument werden, das Ihrem Unternehmen zur Verfügung steht:
- Einheitlichkeit und Konsistenz: Durch die Verwendung einer gemeinsamen E-Mail-Signaturvorlage für alle Mitarbeiter stellen Sie bei jeder E-Mail-Interaktion ein konsistentes Markenimage sicher.
- Automatisierte Kommunikation: Die E-Mail-Signatur kann temporäre Nachrichten wie saisonale Werbeaktionen, Veranstaltungen oder Produkteinführungen enthalten und ist somit ein zusätzlicher Kommunikationskanal.
- Leistungsüberwachung: Mithilfe von Links, die über Plattformen wie Google Analytics verfolgt werden, können Sie die Effektivität der in Ihren E-Mail-Signaturen enthaltenen CTAs messen und Ihre Marketingkampagnen entsprechend anpassen.
Wie erstellt man eine effektive E-Mail-Signatur?
Beachten Sie die folgenden Tipps, um eine erfolgreiche E-Mail-Signatur zu erstellen:
- Halte es einfach und lesbar: Vermeiden Sie es, die Signatur mit zu viel Text oder Bildern zu überladen. Ein sauberes und gut strukturiertes Design wird effektiver sein.
- Verwenden Sie Markenfarben: Integrieren Sie Ihre Unternehmensfarben, um die visuelle Kohärenz mit Ihrer Grafikcharta aufrechtzuerhalten.
- Für Mobilgeräte optimieren: Immer mehr Menschen lesen ihre E-Mails auf dem Handy ab. Stellen Sie sicher, dass Ihre Signatur auf kleinen Bildschirmen ansprechend und lesbar ist.
- Fügen Sie ein Logo mit niedriger Auflösung hinzu: Zu schwere Bilder können das Laden von E-Mails verlangsamen. Entscheiden Sie sich für Bilder, die leicht, aber von guter Qualität sind.
Wie füge ich eine E-Mail-Signatur zu deinen E-Mail-Tools hinzu?
So fügen Sie eine E-Mail-Signatur auf den wichtigsten E-Mail-Plattformen hinzu:
- Gmail: Gehe zu „Einstellungen“ > „Signatur“ und erstelle oder bearbeite dann deine Signatur. Füge Text und Bilder hinzu und wähle aus, ob diese Signatur auf alle neuen E-Mails oder nur auf Antworten angewendet werden soll.
- Ausblick: Gehen Sie zu „Datei“ > „Optionen“ > „E-Mail“ > „Signaturen“. Erstellen Sie eine neue Signatur und personalisieren Sie sie anschließend mit Informationen und Grafiken.
- Apple Mail: Gehen Sie zu „Einstellungen“ > „Signaturen“ und fügen Sie Ihre Signatur hinzu oder ändern Sie sie. Sie können es je nach Bedarf mit einer oder mehreren E-Mail-Adressen verknüpfen.
Wie zentralisieren Sie die Unterschriften Ihrer Mitarbeiter?
Wenn Sie ein großes Team leiten, kann die manuelle Verwaltung von Signaturen zu Kopfschmerzen führen. Mit Signitisch, können Sie die Verwaltung der Signaturen für alle Ihre Mitarbeiter einfach zentralisieren und automatisieren. Auf diese Weise stellen Sie die Markenkonsistenz sicher und aktualisieren gleichzeitig Signaturen mit wenigen Klicks aus der Ferne.
Ob es darum geht, eine Marketingkampagne zu bewerben, ein temporäres Banner hinzuzufügen oder einen CTA zu ändern, alles wird zentral und mühelos erledigt.
