Wie gestalte ich meine E-Mail-Signatur DSGVO-konform?

Wussten Sie, dass laut der französischen Datenschutzbehörde CNIL alle Informationen, die sich auf eine identifizierbare natürliche Person beziehen, als personenbezogene Daten gelten? Dazu zählen auch E-Mail-Adressen und E-Mail-Signaturen. Sie ermöglichen die direkte oder indirekte Identifikation einer Person und müssen daher im Sinne der DSGVO besonders geschützt werden.

📊 Laut einer IFOP-Studie aus 2021 achten 69 % der Franzosen besonders auf den Umgang mit ihren personenbezogenen Daten beim Surfen im Internet.
2020 registrierte die CNIL mehr als 2.800 Datenschutzverletzungen – ein deutlicher Hinweis auf die Bedeutung des verantwortungsvollen Umgangs mit Daten.

Signitic unterstützt Sie bei der DSGVO-konformen Einrichtung von E-Mail-Signaturen und -Kampagnen – sicher, transparent und professionell.

Was ist die DSGVO?

Die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) ist seit dem 25. Mai 2018 in Kraft und regelt europaweit den Schutz personenbezogener Daten. Sie definiert klare Vorgaben zur Erhebung, Speicherung und Verarbeitung solcher Daten – ob direkt (z. B. Name, E-Mail-Adresse) oder indirekt (z. B. Kundennummer, IP-Adresse).

Jedes Unternehmen, das personenbezogene Daten verarbeitet, ist an die DSGVO gebunden.

Wie setzt man die DSGVO in E-Mail-Kommunikation um?

1. Einwilligungen einholen – Opt-in vs. Opt-out

📧 E-Mail-Kampagnen B2C (an Privatpersonen)

Beim Versand von E-Mails an Verbraucher ist eine ausdrückliche Einwilligung erforderlich (Opt-in). Diese muss:

• freiwillig,
• eindeutig,
• informiert und
• spezifisch sein.

Am besten verwenden Sie ein Double Opt-in – also eine zweite Bestätigung per E-Mail – die gleichzeitig als rechtlicher Nachweis dient.

Eine Ausnahme: Wenn bereits eine Kundenbeziehung besteht (z. B. vorheriger Kauf), dürfen ähnliche Produkte ohne Opt-in beworben werden.

🧑‍💼 E-Mail-Kampagnen B2B (an Geschäftskontakte)

Hier genügt meist ein Opt-out. Sie dürfen Geschäftsadressen kontaktieren, solange:

• es sich um berufsbezogene Inhalte handelt,
• und der Empfänger die Möglichkeit hat, sich abzumelden.

2. Transparenz über Datennutzung schaffen

Informieren Sie Ihre Kontakte klar und einfach über:

• Zweck und Art der Datenerhebung,
• deren Verarbeitung,
• sowie die Rechte auf Zugang, Berichtigung und Löschung.

💡 Tipp: Platzieren Sie in Ihrer E-Mail-Signatur einen Link zu Ihrer Datenschutzrichtlinie oder Ihren rechtlichen Hinweisen.

3. Abmeldemöglichkeit integrieren

Jede E-Mail – ob B2B oder B2C – muss einen klar sichtbaren Link zur Abmeldung enthalten. Ohne diese Möglichkeit verstoßen Sie gegen die DSGVO und riskieren Sanktionen.

DSGVO-konforme E-Mail-Signaturen mit Signitic

In E-Mail-Signaturen finden sich zahlreiche personenbezogene Daten: Name, Position, Telefonnummer, Foto, Geschäftsadresse usw. Daher sollten Sie auf einen Anbieter setzen, der die DSGVO vollständig einhält – wie Signitic.

✅ Unsere Vorteile auf einen Blick:

• Wir garantieren den Schutz und die Vertraulichkeit aller gespeicherten Daten.
• Trackingdaten aus Bannern in Signaturen werden vollständig anonymisiert – es ist nicht nachvollziehbar, wer geklickt hat.
• Sie behalten jederzeit die Kontrolle über Ihre Inhalte und Konformität.

Fazit:
E-Mail-Signaturen sind mehr als nur ein optisches Element – sie sind ein zentrales Kommunikationstool mit datenschutzrechtlicher Relevanz. Mit Signitic gestalten Sie Ihre Signaturen professionell, personalisiert und 100 % DSGVO-konform.

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