Alles, was Sie über Microsoft Outlook wissen müssen

Jede Woche verbringen Mitarbeitende laut The Wall Street Journal durchschnittlich 8,8 Stunden damit, E-Mails zu lesen und zu beantworten. Doch kennen Sie wirklich alle Funktionen und Möglichkeiten Ihrer beruflichen E-Mail?

Um Ihnen den Arbeitsalltag zu erleichtern und Ihre Effizienz sowie Produktivität zu steigern, gibt Ihnen Signitic alle wichtigen Informationen rund um Microsoft Outlook an die Hand.

Entdecken Sie in unserem umfassenden Leitfaden, wie Sie Outlook optimal nutzen – von den Grundlagen bis zu den Profi-Funktionen.

Warum sollten Sie Outlook als Lösung verwenden?

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Microsoft Outlook, entwickelt als Teil der Microsoft Office-Suite, bietet weit mehr als das reine Senden und Empfangen von E-Mails. Die Software ist vollständig in Programme wie Word, Excel und PowerPoint integriert und bildet damit ein zentrales Element der digitalen Bürokommunikation.

Mit Outlook können Nutzer nicht nur ihre E-Mails verwalten, sondern auch ihre Kalender, Aufgaben, Besprechungen und Kontakte effizient organisieren – alles an einem Ort.

Darüber hinaus verfügt Outlook über eine Vielzahl an erweiterten Funktionen, die speziell darauf ausgelegt sind, die Produktivität zu steigern und den Arbeitsalltag strukturierter und effizienter zu gestalten.

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Was sind die Vorteile der Verwendung von Outlook für Ihr Unternehmen?

Kommunizieren Sie effektiv mit Ihren Kunden und Dienstleistern

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Die zentrale Funktion von Microsoft Outlook ist das sichere Senden und Empfangen von E-Mails – zuverlässig, professionell und weltweit bewährt.

Wenn Sie Outlook geschäftlich nutzen, können Sie eine E-Mail-Adresse mit Ihrer eigenen Unternehmensdomain erstellen (z. B. info@ihrunternehmen.de). Das sorgt für ein professionelles Auftreten und stärkt Ihre Markenidentität im Kundenkontakt.

Zudem ermöglicht Outlook die Verwaltung mehrerer Postfächer an einem Ort. So behalten Sie den Überblick über Abteilungen wie Kundenservice, Vertrieb, Marketing oder Support – ganz ohne zwischen Programmen zu wechseln. Alle Nachrichten werden zentral gebündelt und effizient organisiert.

Für maximale Sicherheit bietet Outlook integrierte Schutzmechanismen wie:

• E-Mail-Verschlüsselung
• Spam- und Virenerkennung
• Blockierung unerwünschter Absender

Damit können Sie Ihre geschäftliche Kommunikation mit Vertrauen und Ruhe abwickeln.

Outlook ist darüber hinaus plattformübergreifend nutzbar: Ihre Mitarbeitenden können von jedem Gerät – ob PC, Mac, Smartphone oder Tablet – auf ihre E-Mails zugreifen. Das macht flexibles Arbeiten und standortunabhängige Kommunikation problemlos möglich.

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Regeln zur Klassifizierung Ihrer E-Mails in Outlook

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Wenn Sie Outlook in Ihrem Unternehmen verwenden, können Sie Ihr Postfach ganz nach Ihren Bedürfnissen strukturieren und automatisieren. So behalten Sie auch bei hohem E-Mail-Aufkommen den Überblick:

• Ordner und Unterordner erstellen:
  Organisieren Sie Ihre Nachrichten, indem Sie eigene Ordnerstrukturen anlegen – beispielsweise nach Projekten, Kunden oder Abteilungen. So können Sie E-Mails ganz einfach per Drag & Drop einsortieren.
• Automatische Regeln einrichten:
  Legen Sie individuelle Regeln fest, um E-Mails automatisch zu sortieren – z. B. nach Absender, Betreff, Schlüsselwörtern oder bestimmten Inhalten. So landen wichtige Nachrichten direkt im richtigen Ordner.
• Nachrichten kennzeichnen:
  Markieren Sie relevante E-Mails als „wichtig“ oder mit einer Kategorie – das hilft, Prioritäten zu setzen und keine Aufgaben aus den Augen zu verlieren.
• Erinnerungen aktivieren:
  Outlook ermöglicht es, Erinnerungen zu einzelnen E-Mails oder Terminen zu setzen. So werden Sie automatisch an wichtige Aufgaben oder Fristen erinnert.

Wie richten Sie eine automatische Abwesenheitsnotiz in Outlook ein?

Wissen Sie schon im Voraus, dass Sie für eine gewisse Zeit nicht im Büro erreichbar sein werden? Dann können Sie in Microsoft Outlook ganz einfach eine automatische Abwesenheitsnachricht einrichten. So bleiben Ihre Kontakte informiert – auch wenn Sie gerade nicht antworten können.

So gehen Sie vor:

• Klicken Sie oben links auf den Tab „Datei“.
• Wählen Sie die Option „Automatische Antworten (Abwesenheitsnotiz)“.
• Aktivieren Sie die Funktion durch Auswahl von „Automatische Antworten senden“.
• Tragen Sie nun Ihre Abwesenheitsnachricht ein und legen Sie den Zeitraum fest – inklusive Start- und Enddatum Ihrer Abwesenheit.

Outlook sendet während des festgelegten Zeitraums automatisch die Nachricht an eingehende E-Mails – auf Wunsch intern und extern getrennt.

Welche Tastenkombinationen sollten Sie unbedingt kennen?

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Um in Outlook schneller und effizienter zu arbeiten, lohnt es sich, bestimmte Tastenkombinationen zu kennen. Sie sparen Zeit, vermeiden unnötige Klicks und steigern Ihre Produktivität.

Signitic stellt Ihnen die wichtigsten Shortcuts vor, die Sie im Arbeitsalltag regelmäßig nutzen können – ganz egal, ob beim Schreiben, Organisieren oder Navigieren in Outlook.

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Eine neue Nachricht erstellen

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Um in Outlook schnell eine neue E-Mail zu verfassen – oder auch ein neues Ereignis im Kalender anzulegen – genügt ein einfacher Tastendruck:
Drücken Sie Strg + N.

So können Sie direkt mit dem Schreiben Ihrer Nachricht beginnen, ohne die Posteingangsansicht zu verlassen – ideal für schnelles Arbeiten im Alltag.

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Allen in einer E-Mail-Kette antworten

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Um in Outlook schnell auf eine E-Mail zu antworten, drücken Sie Strg + R auf Ihrer Tastatur.

Möchten Sie jedoch allen Empfängern einer E-Mail-Kette antworten (z. B. bei Teamkommunikation), verwenden Sie die Tastenkombination Strg + Umschalt + R – das entspricht der Option „Allen antworten“.

Sobald Ihre Nachricht fertig ist, können Sie sie mit Strg + Enter direkt versenden – ganz ohne Maus.

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Eine E-Mail als Entwurf speichern

Wenn Sie eine E-Mail in Outlook gerade schreiben, diese aber später fertigstellen oder senden möchten, können Sie sie ganz einfach als Entwurf speichern.

Verwenden Sie dazu die Tastenkombination Strg + S.
Die Nachricht wird automatisch im Ordner „Entwürfe“ abgelegt und kann dort jederzeit wieder aufgerufen und bearbeitet werden.

Fügen Sie Ihren E-Mails einen Anhang hinzu (Bilder, Dateien, PDFs)

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Um Ihrer E-Mail in Outlook einen Anhang hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie in einer neuen E-Mail, einer Antwort oder einer Weiterleitung auf den Reiter „Nachricht“ und dann auf „Datei anfügen“ in der Gruppe „Einfügen“.
2. Wählen Sie die Datei aus, die Sie anhängen möchten – entweder:
   • von Ihrem Computer,
   • aus OneDrive,
   • oder über die Option „Durchsuchen“.
3. Wenn Sie eine Datei vom Computer auswählen, wird eine Kopie direkt an die E-Mail angehängt.
   Wenn Sie eine Datei aus OneDrive senden, können Sie entscheiden, ob Sie:
   • einen Link zur Datei senden oder
   • eine Kopie der Datei anhängen möchten.
4. Sobald der Anhang eingefügt ist, können Sie die E-Mail wie gewohnt absenden.

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Wie sende ich eine große Datei über Outlook?

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Wenn Ihre Datei zu groß ist, um sie direkt per E-Mail zu versenden (Outlook setzt eine Größenbeschränkung von ca. 20 MB), nutzen Sie am besten OneDrive, den Cloud-Dienst von Microsoft. So umgehen Sie das Größenlimit ganz einfach:

So funktioniert’s:

1. Melden Sie sich bei OneDrive an:
   Öffnen Sie onedrive.live.com und loggen Sie sich mit Ihrem Microsoft-Konto ein.
2. Laden Sie Ihre Datei hoch:
   Wählen Sie die Datei, die Sie versenden möchten, und laden Sie sie in Ihren OneDrive-Speicher hoch.
3. Datei über Outlook teilen:
   Verfassen Sie eine neue E-Mail in Outlook. Klicken Sie auf „Datei anhängen“, wählen Sie „Webspeicherorte“ > „OneDrive“ und fügen Sie die Datei als Link ein.
4. Versenden Sie die Nachricht:
   Ihre Empfänger erhalten einen sicheren Link zur Datei, können diese direkt öffnen oder herunterladen – ganz ohne Größenbeschränkung.

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Wie füge ich eine E-Mail-Signatur in Outlook hinzu?

Um Ihre persönliche oder geschäftliche E-Mail-Signatur in Outlook hinzuzufügen, folgen Sie einfach diesen Schritten:

1. Klicken Sie in der Outlook-Werkzeugleiste auf „Neue E-Mail“.
2. Gehen Sie zu „Nachricht“ > „Signatur“ > „Signaturen…“.
3. Unter „Signatur zum Bearbeiten auswählen“ klicken Sie auf „Neu“, um eine neue Signatur zu erstellen.
4. Vergeben Sie einen Namen für Ihre Signatur (z. B. "Geschäftlich" oder "Privat").
5. Erstellen und formatieren Sie Ihre Signatur im Textfeld – z. B. mit:
   • Ihrem vollständigen Namen und Titel
   • Unternehmensname und Kontaktdaten
   • Logo oder Banner
   • Links zu sozialen Netzwerken (z. B. LinkedIn)
   • optional ein Call-to-Action (z. B. zu einem Kontaktformular)
6. Wählen Sie unter „Standardsignatur auswählen“, ob Ihre Signatur automatisch bei neuen Nachrichten und/oder Antworten verwendet werden soll.

Klicken Sie abschließend auf „OK“, um Ihre Einstellungen zu speichern.

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Können Sie Ihre Outlook-Signatur personalisieren?

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Ja, mit den zuvor beschriebenen Schritten können Sie Ihre Outlook-Signatur manuell anpassen – etwa mit Text, Bildern, Links oder einem Logo.

Noch einfacher und professioneller gelingt die Personalisierung jedoch mit Signitic.

Mit Signitic können Sie:

• Ihre Signatur zentral für alle Mitarbeitenden verwalten,
• ein einheitliches Design in den Farben Ihres Unternehmens erstellen,
• und die Lösung in wenigen Minuten in Ihre Microsoft-365-Umgebung integrieren.

So sorgen Sie für Konsistenz in Ihrer Unternehmenskommunikation und sparen gleichzeitig wertvolle Zeit bei der Verwaltung einzelner E-Mail-Signaturen.

👉 Besuchen Sie die Website von Signitic und entdecken Sie unsere Lösung zur zentralen Personalisierung elektronischer Signaturen.

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Kann ich ein Gmail-Konto in Outlook verwenden?

Ja – Sie können Ihr Gmail-Konto problemlos mit Microsoft Outlook verbinden, um alle Ihre E-Mails bequem von einer einzigen Oberfläche aus zu verwalten. So funktioniert es Schritt für Schritt:

1. Öffnen Sie Outlook und gehen Sie zum Tab „Ansicht“, dann klicken Sie auf „Einstellungen einblenden“.
2. Wählen Sie im Bereich „Konten“ den Punkt „E-Mail-Konten“ aus.
3. Klicken Sie auf „Konto hinzufügen“ oder „Bestehendes Konto verwalten“.
4. Wählen Sie im Dropdown-Menü „Gmail“ bzw. „Google“ aus und klicken Sie auf „Weiter“.
5. Im nächsten Fenster werden Sie zur Anmeldung bei Google weitergeleitet. Bestätigen Sie die Verbindung mit „Zulassen“.
6. Sobald Ihr Gmail-Konto erfolgreich hinzugefügt wurde, klicken Sie auf „Fertig“ – oder fügen Sie bei Bedarf ein weiteres E-Mail-Konto hinzu.

Nach Abschluss der Einrichtung wird Ihr Gmail-Postfach mit Outlook synchronisiert – Sie können E-Mails lesen, senden und verwalten wie gewohnt.