Tutto ciò che devi sapere su Outlook

Ogni settimana, secondo The Wall Street Journal, i dipendenti spendono in media 8,8 ore di lettura e scrittura di email. Ma pensi di conoscere tutti i segreti della tua email professionale?

Per semplificare la tua routine, migliorare l’efficienza e aumentare la produttività, Signitic ti dà tutte le chiavi di Microsoft Outlook! Scopri la nostra guida completa a questo servizio di posta elettronica.

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Perché usare Outlook?

Sviluppato da Microsoft, Outlook è molto più di un semplice servizio di posta elettronica. Fa parte della suite Microsoft Office, che include anche software come Word, Excel e PowerPoint.

Oltre a consentire l’invio e la gestione delle email, Outlook permette infatti di organizzare riunioni, attività e contatti. Inoltre, offre una vasta gamma di funzionalità avanzate, progettate per migliorare efficienza e produttività.

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Quali sono i vantaggi di utilizzare Outlook per la tua azienda?

Comunicare in modo efficace con clienti e fornitori

La funzione principale di Microsoft Outlook è l’invio e la ricezione delle email.

Utilizzando questo servizio all’interno della tua azienda, potrai creare un indirizzo email con il nome di dominio della tua società, per trasmettere maggiore professionalità.

Inoltre, Outlook consente di passare facilmente da una casella all’altra e di centralizzare tutte le email in un unico spazio: una soluzione molto utile se la tua azienda ha reparti diversi, come assistenza clienti, marketing o supporto tecnico.

Invia le tue email in totale sicurezza: Outlook integra varie funzioni di protezione avanzata, tra cui la crittografia dei messaggi, il filtro antispam e antivirus, nonché la possibilità di bloccare i mittenti indesiderati.

Infine, Outlook è disponibile su tutte le piattaforme: i tuoi collaboratori possono accedere alla posta elettronica da PC, Mac o smartphone, ovunque si trovino.

Creazione di regole per organizzare le email

Con Outlook, la tua azienda può gestire la posta elettronica in modo ordinato ed efficiente:

• puoi creare cartelle e sottocartelle per archiviare i messaggi;
• hai la possibilità di impostare regole automatiche di smistamento in base al mittente o al contenuto dell’email;
• la casella di posta ti segnala i messaggi più importanti;
• ricevi promemoria automatici per non dimenticare nulla.

Impostare una risposta automatica durante le assenze

Sai già che non sarai in ufficio per un certo periodo? Con Outlook puoi configurare facilmente un messaggio di assenza automatico:

• clicca sulla scheda “File” in alto a sinistra dello schermo;
• seleziona l’opzione “Risposte automatiche (fuori sede)”;
• spunta la casella “Invia risposte automatiche”;
• a questo punto puoi scrivere il tuo messaggio e impostare l’intervallo di assenza, indicando le date di partenza e di ritorno.

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Quali sono le scorciatoie da tastiera da conoscere assolutamente?

Per lavorare in modo più rapido ed efficiente, Outlook mette a disposizione alcune scorciatoie indispensabili. Ecco quelle che Signitic consiglia di memorizzare per semplificare l’utilizzo del software.

Creare un nuovo messaggio

Per scrivere un nuovo messaggio – ma anche un evento nel calendario di Outlook – ti basta premere i tasti Ctrl + N. In questo modo potrai iniziare subito a redigere la tua email senza uscire dalla schermata della posta in arrivo.

Rispondere a tutti gli interlocutori di una conversazione

Per rispondere rapidamente a un’email, premi Ctrl + R sulla tastiera.Se invece desideri includere tutti i destinatari della conversazione, usa l’opzione “Rispondi a tutti” con la combinazione Ctrl + Maiusc + R. Una volta terminato, puoi inviare l’email premendo Ctrl + Invio.

Salvare un'email come bozza

Per salvare un messaggio in lavorazione senza inviarlo, utilizza la scorciatoia Ctrl + S. Il messaggio verrà salvato automaticamente nella cartella “Bozze”, pronto per essere ripreso in un secondo momento.

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Aggiungere un allegato alle tue email (immagini, file, PDF)

Per inserire un allegato in un’email, segui questi passaggi:

• Clicca su “Allega file” nel gruppo “Inserisci”, sotto la scheda “Messaggio”, all’interno di una nuova email, di una risposta o di un inoltro.
• Scegli il file da aggiungere da una delle seguenti opzioni: “File”, “OneDrive” o “Sfoglia”.
• Se selezioni un file dal tuo computer, verrà allegata una copia. Se invece scegli un file da OneDrive, hai due possibilità: inviare un link o allegare una copia.
• Una volta importato il file, non ti resta che inviare la tua email!

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Come inviare un file di grandi dimensioni con Outlook?

Per condividere un file di grandi dimensioni, la soluzione più semplice è utilizzare OneDrive, il servizio Cloud di Microsoft. Ecco come fare:

• Accedi al sito web di OneDrive.
• Seleziona il file da inviare: scrivi un nuovo messaggio da Outlook, clicca su “Carica e condividi” e scegli il file desiderato.
• Allega il file come link: una volta caricato su OneDrive, seleziona l’opzione “Inserisci come link”. In questo modo il destinatario riceverà un collegamento diretto e potrai superare il limite dei 20 MB imposto da Microsoft.
• Invia la tua email normalmente.

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Come aggiungere una firma email in Outlook?

Aggiungere una firma personalizzata in Outlook è semplice, segui questi passaggi:

• Clicca su “Nuova email” dalla barra degli strumenti di Outlook.
• Vai su “Messaggio” > “Firma” > “Firme”.
• Seleziona “Nuovo” sotto la voce "Firma da modificare".
• Dai un nome alla nuova firma.
• Crea la tua firma e personalizzala con la formattazione.
• Puoi aggiungere un’immagine, il link ai tuoi social, il logo aziendale, un pulsante CTA (Call to Action) che rimanda a un form di contatto o anche un banner.
• Infine, scegli l’opzione desiderata in “Scegli una firma predefinita” per impostarla automaticamente.

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Si può personalizzare la propria firma in Outlook?

Seguendo i passaggi descritti qui sopra, puoi personalizzare manualmente la tua firma Outlook. Con Signitic, puoi invece personalizzare facilmente la tua firma email e quella dei tuoi collaboratori.

Puoi integrare Signitic nel tuo ambiente Microsoft 365 in pochi minuti, centralizzare le firme dei tuoi collaboratori e creare un design in linea con i colori della tua azienda.

Visita il sito di Signitic per scoprire la nostra soluzione di personalizzazione della firma elettronica.

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Si può usare un account Gmail su Outlook?

Per gestire tutte le tue caselle di posta da un’unica interfaccia, puoi aggiungere il tuo account Gmail a Microsoft Outlook in pochi clic:

• Seleziona “Visualizza impostazioni” sotto la scheda “Visualizza”;
• Clicca su “Account” e poi su “Account di posta elettronica”;
• A questo punto puoi selezionare l’opzione “Aggiungi un account, Gestisci un account esistente”;
• Clicca su “Aggiungi un account” e aggiungi il tuo account Gmail dall’elenco a discesa “Account suggerito” prima di selezionare “Continua”;
• Nella finestra “Autorizzazioni dell’account Google” seleziona “Consenti”;
• Una volta aggiunto l’account Gmail a Outlook, clicca su “Fine” oppure aggiungi un altro account di posta elettronica.

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