Wie schreibt man die perfekte Geschäfts-E-Mail?

Wussten Sie, dass 60% der Bevölkerung in Frankreich E-Mail-Messenger verwenden? Laut einer Studie der Radicati Group sendet jeder Franzose mehr als 30 E-Mails täglich. In der Berufswelt ist E-Mail das am häufigsten genutzte Kommunikationsmittel. Es ermöglicht schnelle und effiziente Kommunikation zu unterschiedlichsten Themen: vom Austausch mit Kunden und Interessenten bis hin zu Anfragen oder dem Senden von Berichten an Vorgesetzte. Doch beim Schreiben professioneller E-Mails gibt es einige Regeln, die Sie unbedingt beachten sollten. Signitic hilft Ihnen dabei, professionelle E-Mails für strukturierte Geschäftskommunikation zu verfassen.

Warum ist es wichtig, eine professionelle E-Mail zu schreiben?

E-Mail wird verwendet, um mit verschiedenen Gesprächspartnern zu kommunizieren: Kollegen, Vorgesetzten, Kunden oder Unternehmen. Das Schreiben einer professionellen E-Mail ist entscheidend, um Ihre Ernsthaftigkeit und Ihr Engagement in der Arbeit zu zeigen. Rechtschreibfehler im Namen des Empfängers, das Vergessen eines Anhangs oder ein zu vertrauter Ton können das Bild, das Sie vermitteln, negativ beeinflussen. Laut einer Studie des Voltaire-Projekts aus dem Jahr 2021 glauben 77% der Arbeitgeber, dass Rechtschreib- und Ausdrucksmängel die Produktivität und berufliche Effizienz ihrer Teams beeinträchtigen können.

Wie fange ich an, eine professionelle E-Mail zu schreiben?

1. Der Betreff der E-Mail

Der Betreff ist von entscheidender Bedeutung, da er der erste Eindruck ist, den der Empfänger von Ihrer E-Mail hat. Er muss klar, präzise und relevant sein. Vermeiden Sie es, E-Mails ohne Betreff zu senden oder mit ungenauen Angaben. Dies könnte dazu führen, dass Ihre E-Mail nicht geöffnet oder im Spam-Ordner landet. Hier einige Tipps für einen guten Betreff:

• Halten Sie ihn zwischen 5 und 7 Worten.
• Verwenden Sie nur einen Betreff pro E-Mail.
• Wählen Sie ein Thema, das den Inhalt der E-Mail widerspiegelt.
• Verwenden Sie keine verbindenden Wörter, die den Betreff unnötig verlängern.

2. Das Anredeformular

Die Anrede sollte höflich und dem Verhältnis zum Empfänger angemessen sein. Je nach Beziehung zum Empfänger können Sie unterschiedliche Anredeformen wählen:

• „Hallo [Vorname]“ für einen Kollegen.
• „Sehr geehrte Frau/Herr [Nachname]“, wenn Sie die Person gut kennen.
• „Sehr geehrte Damen und Herren“, wenn Sie den Empfänger nicht kennen.
• „Sehr geehrter Herr Direktor/Sehr geehrte Frau Direktorin“, wenn Sie einen Vorgesetzten mit Titel ansprechen.

3. Den Hauptteil der E-Mail schreiben

• Priorisierung der Informationen: Beginnen Sie mit der wichtigsten Information und setzen Sie dann die weiteren Details fort. Verwenden Sie eine umgekehrte Pyramide, bei der die wesentlichen Informationen zuerst kommen und der Text in Abschnitte unterteilt wird.
• Klarheit und Präzision: Schreiben Sie einfach und vermeiden Sie lange, komplexe Sätze oder zu technische Begriffe, es sei denn, Sie sind sicher, dass Ihr Empfänger sie versteht. Wichtige Informationen können fett hervorgehoben werden.
• Verwenden Sie Aufzählungen: Aufzählungspunkte helfen dem Leser, die wichtigsten Informationen schnell zu erfassen.

4. Rechtschreib- und Grammatikprüfung

Rechtschreib-, Grammatik- oder Syntaxfehler in einer professionellen E-Mail wirken unprofessionell. Solche Fehler machen es für den Empfänger schwerer, Ihre Nachricht zu verstehen, und vermitteln einen Eindruck von Unaufmerksamkeit. Verwenden Sie Online-Korrekturleser und lesen Sie Ihre E-Mail gründlich, bevor Sie sie absenden. Überprüfen Sie zudem, ob Sie alle Empfänger und Anhänge korrekt hinzugefügt haben und ob Sie die Vertraulichkeit Ihrer Nachricht gewahrt haben.

5. Das Abschlussformular

Am Ende der E-Mail sollten Sie ein passendes Schlussformel verwenden:

• „Mit freundlichen Grüßen“ ist eine sichere und höfliche Wahl.
• „Hochachtungsvoll“ eignet sich für sehr formelle E-Mails.

Die E-Mail-Signatur

Die E-Mail-Signatur sollte dem Empfänger alle wichtigen Informationen über Sie bieten und gleichzeitig professionell wirken. Geben Sie mindestens Ihren Namen, Vornamen, Position und Telefonnummer an. Mit einer gut gestalteten Signatur können Sie auch Ihre Kreativität zeigen und einen bleibenden Eindruck hinterlassen. Nutzen Sie Tools wie Signitic, um Ihre E-Mail-Signatur zu personalisieren – mit Fotos, Kontaktdaten, Links zu sozialen Netzwerken oder sogar der grafischen Charta Ihres Unternehmens.

Beispiel einer professionellen E-Mail:

Betreff: Anfrage zur Werbebroschüre für das Kundenmeeting

E-Mail-Text:

bash

Kopieren

Hallo Fabien,

Um das Treffen am kommenden Freitag mit dem Kunden X erfolgreich abzuschließen, muss zuvor eine Präsentationsunterlage erstellt werden.

Ich überlasse es dir, mir unsere neue Werbebroschüre zu schicken, damit ich sie in die besagte Präsentation aufnehmen kann. Spätestens Mittwochabend wäre ideal.

Vielen Dank im Voraus für deine Rückmeldung.

Mit freundlichen Grüßen,  
Fabrice Dupont  
Kundenbetreuer  
06 07 08 09 10

‍