Qu'est-ce qu'une signature mail et à quoi sert-elle ?

On n’imagine pas de courrier sans signature ! Il en va de même dans le monde numérique : ce n’est pas parce que vous envoyez un courrier électronique que vous n’avez pas besoin de le signer, du moins si vous voulez envoyer un mail professionnel. La signature mail contribue à l’impression que se fera un client de votre entreprise.

Cela vous paraît évident ? Pourtant, il n’est pas toujours facile de créer la signature parfaite pour tirer tout le potentiel de vos messages. Suivez notre guide pour apprendre tout ce qu’il y a à savoir sur la signature mail !

La signature mail : définition

Comme une signature classique, la signature mail est un élément qui se place à la fin de votre message. Il s’agit le plus souvent d’un bloc à part qui contient votre nom et d’autres informations utiles, comme votre intitulé de poste, vos coordonnées, un lien vers votre site ou vos réseaux sociaux.

Une signature classique sera simplement constituée de quelques lignes de texte, mais pour votre communication professionnelle, il vous faudra fournir un effort supplémentaire. Les applications de messagerie vous permettent d’ajouter à votre signature des images, des liens, voire des bannières interactives, qui contribuent à renforcer l’image de marque de votre entreprise. Ne sous-estimez pas les avantages marketing d’une signature bien conçue !

Comment créer une signature mail ?

Créer votre signature pour la première fois peut être délicat. Nous vous proposons quelques conseils pour vous y aider. Pensez également à consulter nos quatre étapes simples pour créer votre signature mail !

Créer une signature sur Gmail

Si vous utilisez Gmail, suivez ces étapes :

1. Dans Gmail, cliquez sur Paramètres en haut à droite, puis Afficher tous les paramètres ;
2. Cherchez la section Signature. Vous pouvez y rédiger votre signature, voire intégrer une image ;
3. Enfin, cliquez sur Enregistrer les modifications, et votre signature devrait s’afficher sur vos prochains messages !

Consultez aussi notre article pour plus de détails sur comment créer et ajouter une signature sur Gmail !

Créer une signature sur Outlook

Si vous utilisez Outlook, voici comment créer une signature :

1. Dans Outlook, cliquez sur Affichage, puis Afficher les paramètres ;
2. Sélectionnez Comptes, Signatures, puis Nouvelle signature. Vous pouvez lui donner un nom ;
3. Copiez ou rédigez votre signature dans la zone d’édition ;
4. Cliquez sur Enregistrer ;
5. Pour que votre signature s’applique automatiquement aux nouveaux messages, ouvrez la liste au-dessus de la zone d’édition et sélectionnez les options que vous désirez, par exemple nouveaux messages, réponses et transferts ;
6. Cliquez à nouveau sur Enregistrer pour valider votre signature.

Pour plus de détails, consultez notre article sur comment créer et ajouter une signature sur Outlook !

Quels sont les avantages d’une signature mail ?

Les avantages d’utiliser une signature mail pour votre communication professionnelle sont nombreux. En voici quelques-uns !

Renforcer votre image de marque

Si vous avez besoin de renforcer votre image de marque, votre signature mail est le meilleur moyen d’y parvenir de manière non-intrusive. Par exemple, y intégrer le logo de votre entreprise et vos réseaux sociaux permettra à votre destinataire d’en apprendre plus sur votre marque et de s’habituer à la voir. C’est un excellent moyen d’installer votre identité dans l’esprit d’un client !

Gagner en crédibilité auprès de vos clients

Une signature élégante qui transmet des informations importantes donne un aspect professionnel à n’importe quel message, bien plus qu’un simple nom apposé au bas d’un mail. Avec une bannière aux couleurs de votre entreprise, vous pourrez afficher votre identité et ainsi gagner en crédibilité auprès de votre destinataire, qui sera rassuré de voir qu’il a affaire à un professionnel.

Personnaliser au mieux votre communication

Le bloc de signature est également l’opportunité rêvée pour personnaliser votre communication. Vous pouvez y intégrer une bannière de communication qui fera la promotion d’un événement, de votre actualité, d’un produit, etc. De cette manière, vos interlocuteurs sauront exactement ce que vous proposez. Avantage supplémentaire : vous montrez que votre entreprise est dynamique et active !

Renforcer votre stratégie marketing

En tant qu’espace de communication, la signature mail est un outil incontournable pour votre stratégie marketing. Un client qui reçoit un mail avec une bannière attractive et un Call-To-Action judicieux aura plus de chances d’interagir avec vos offres. Il est donc important d’accorder le même soin à votre signature qu’à n’importe quel contenu publicitaire !

Quel format adopter pour une signature mail ?

Lorsque vous créerez votre signature, vous devrez prendre en compte son format et déterminer quels éléments vous allez y intégrer. Voici quelques-uns des points à garder en tête : 

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• Utiliser le format HTML plutôt que du texte simple, pour pouvoir la personnaliser et insérer les images que vous souhaitez ;
• Insérer une bannière ni trop grande, ni trop petite (on recommande une largeur de 600 pixels pour les ordinateurs et 320 pixels pour les téléphones) ;
• Surveiller le poids du fichier pour qu’il ne dépasse pas 50 Ko ;
• Intégrer toutes les informations importantes (nom, poste, logo, etc.).

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Pour plus de détails, consultez notre guide sur le format de la signature mail professionnelle : un document à ne pas manquer !

FAQ

Qu’est-ce qu’une signature mail ?

La signature mail est l’espace en bas de chaque mail où vous pouvez renseigner votre nom, mais aussi des informations comme vos coordonnées, le logo de votre entreprise ou encore le lien de votre site.

Comment ajouter un lien dans votre signature mail ?

Il est conseillé d’utiliser des balises HTML pour intégrer vos liens de manière élégante à votre signature, par exemple avec un bouton à l’image de votre entreprise.

Comment ajouter vos réseaux sociaux à votre signature ?

Comme pour un autre lien, vous pouvez ajouter vos réseaux sociaux grâce aux balises HTML. Pensez à utiliser les logos des réseaux sociaux en question pour concevoir les boutons : votre destinataire saura ainsi tout de suite ce qu’ils représentent !

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Et si vous avez besoin d’aide pour mettre en place votre signature, n’hésitez pas : essayez gratuitement Signitic !

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