Come impostare un piano di comunicazione esterna?

Un piano di comunicazione esterna è un documento che pianifica in anticipo le azioni, i canali e gli obiettivi di comunicazione di un'azienda verso il pubblico esterno (clienti, fornitori, partner), a differenza della comunicazione interna che si rivolge ai dipendenti. Le fasi principali sono quattro: valutare il contesto (budget, tempo, vincoli), definire obiettivi misurabili, scegliere i canali più adatti al pubblico target (email, social, eventi, comunicati stampa) e definire contenuto e stile coerenti con l'identità aziendale.

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La comunicazione esterna comprende tutti i mezzi utilizzati da un'azienda per promuovere la propria identità presso il grande pubblico. UNA - Aziende della Comunicazione Unite ha censito circa 26.000 addetti nel settore della comunicazione in Italia (dato dell'Osservatorio UNA, dicembre 2021), un numero che la dice lunga sull'importanza di quest'area per il buon funzionamento di un'impresa. Per ottimizzare le tue campagne pubblicitarie, è fondamentale organizzarle correttamente, creando in primo luogo un piano di comunicazione esterna. Questo processo è essenziale per sviluppare la notorietà di un'azienda e aumentarne la visibilità.

Per essere efficace, questa strategia si suddivide in diverse fasi e richiede l'uso di una comunicazione multicanale. Scopri come creare un piano di comunicazione esterna con Signitic.

Che cos'è un piano di comunicazione esterna?

Definizione di piano di comunicazione esterna

Creare un piano di comunicazione esterna significa definire e pianificare tutte le operazioni, i processi e le azioni da intraprendere nei confronti di un pubblico mirato, al fine di valorizzare l'immagine di un'azienda. Per rendere questa strategia davvero performante, è necessario anche stabilire quali canali di comunicazione verranno utilizzati. Il piano assume la forma di un documento dettagliato e deve rispondere a obiettivi precisi, con una durata stabilita in anticipo.

Sebbene il piano di comunicazione esterna sia rivolto principalmente a consumatori, fornitori e partner, non va confuso con la strategia di comunicazione interna, che invece si concentra sui dipendenti dell'azienda.

Gli strumenti utilizzati per un piano di comunicazione esterna

Per posizionare l'azienda in modo efficace nel proprio contesto di riferimento, è importante scegliere gli strumenti di comunicazione più adeguati, come:

• l'email marketing,
• l'organizzazione di eventi (fiere, conferenze, ecc.),
• i comunicati stampa,
• i social network,
• SMS e chiamate telefoniche,
• il logo aziendale,
• i biglietti da visita,
• l'utilizzo di un sito web,
• brochure e volantini,
• manifesti pubblicitari.

Tra questi strumenti, l'email è probabilmente il più sottovalutato in termini di potenziale: ogni email che i tuoi collaboratori inviano già include, o dovrebbe includere, una firma email professionale, che può veicolare messaggi di comunicazione esterna attraverso un banner cliccabile, senza alcun costo aggiuntivo rispetto alle campagne pubblicitarie tradizionali.

Perché il piano di comunicazione esterna è importante?

Aumentare la visibilità

Il piano di comunicazione esterna svolge un ruolo chiave nella visibilità della tua azienda. Organizzando le operazioni, stabilirai esattamente il pubblico a cui rivolgerti, rendendo più semplice la scelta degli strumenti di comunicazione più adatti per accrescere la notorietà. È però indispensabile sfruttare canali differenti per rimanere impresso nella mente del pubblico e spingerlo all'acquisto.

Trasmettere un'immagine positiva

Attraverso le azioni di comunicazione esterna, il pubblico potrà sviluppare interesse, opinioni o un particolare punto di vista sul tuo brand. Per far sì che si identifichi con ciò che offri, devi trasmettere messaggi che riflettano la cultura e l'identità della tua azienda. La definizione di una strategia è, in questo senso, essenziale per identificare in anticipo i valori che desideri comunicare.

Offrendo un'immagine positiva della tua realtà, evidenziandone punti di forza e competenze, ti differenzierai dalla concorrenza e incoraggerai la tua community a preferirti.

Quali sono le diverse fasi per creare un piano di comunicazione esterna?

Considera il contesto del tuo progetto

Prima di definire gli obiettivi del piano di comunicazione, è indispensabile valutare vari aspetti del contesto in cui ti muovi:

• il budget e le risorse umane a tua disposizione,
• il tempo che puoi dedicare,
• i vincoli e i limiti che devi affrontare,
• il supporto su cui puoi fare affidamento.

Definisci i tuoi obiettivi

Un piano di comunicazione esterna viene creato per raggiungere obiettivi stabiliti in precedenza, come:

• il messaggio da trasmettere (promuovere un nuovo prodotto, attirare nuovi clienti, ecc.),
• i risultati attesi al termine delle azioni di comunicazione,
• gli indicatori che ti diranno se i tuoi obiettivi sono stati raggiunti,
• il pubblico a cui ti rivolgi (giovani, anziani, una determinata categoria professionale, ecc.).

Chiarendo i tuoi obiettivi, potrai comprendere meglio le tue motivazioni e strutturare una strategia di comunicazione mirata ed efficace.

Definisci i canali di comunicazione

Il passo successivo consiste nell'individuare gli strumenti di comunicazione esterna di cui avrai bisogno per realizzare i tuoi obiettivi. Concentrati su quelli che possono raggiungere il maggior numero di persone, ma non esitare a utilizzarne di diversi per aumentare la visibilità.

Se, ad esempio, vuoi comunicare con i tuoi clienti, cura con particolare attenzione i social network e le campagne pubblicitarie. Partner e investitori, invece, potrebbero essere più attratti da eventi come webinar o conferenze. Adatta quindi i tuoi strumenti in base al tipo di pubblico che intendi raggiungere.

Scegli il contenuto e lo stile di comunicazione

Lo stile, le immagini e il testo che utilizzi devono rispecchiare l'identità della tua azienda e catturare l'attenzione del tuo pubblico. Ricorda di variare i messaggi in base ai diversi segmenti di utenti a cui ti rivolgi. Se il tuo contenuto è coerente con gli obiettivi e con le aspettative del pubblico, la tua comunicazione darà certamente buoni frutti.

Con Signitic puoi integrare la firma email nel tuo piano di comunicazione esterna: crea un banner per ogni campagna, distribuiscilo automaticamente a tutto il team e misura i risultati, esattamente come faresti con qualsiasi altro canale del tuo piano.

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