So formulieren Sie E-Mails höflich und wirkungsvoll

In der heutigen Berufswelt ist die E-Mail-Kommunikation allgegenwärtig. Ob im Austausch mit Kolleg:innen, Vorgesetzten, Kund:innen oder Geschäftspartner:innen – E-Mails sind ein unverzichtbares Werkzeug. Und auch wenn sie oft informeller sind als klassische Briefe, ist ein gewisses Maß an Höflichkeit und Stil unverzichtbar.

Höfliche Formulierungen sind weit mehr als reine Formsache: Sie beeinflussen maßgeblich den ersten Eindruck und tragen dazu bei, wie professionell und respektvoll Sie wahrgenommen werden.

In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen:

• Wie Sie Höflichkeitsformeln passend zum Empfänger wählen
• Welche Formulierungen sich zu Beginn und am Ende einer E-Mail eignen
• Welche Fehler Sie vermeiden sollten
• Wie Sie auf Englisch höflich bleiben

Höflichkeitsformeln an den Empfänger anpassen

Der Ton macht die Musik – und das gilt besonders in E-Mails. Die richtige Höflichkeitsform richtet sich nach der Beziehung zum Empfänger, dem Kontext und dem Grad der Vertrautheit.

🧑‍💼 An Vorgesetzte oder formelle Ansprechpartner

Ein respektvoller, professioneller Ton ist hier unerlässlich.

• Anrede:
  Sehr geehrte Frau [Name],
  Sehr geehrter Herr [Name]
• Verabschiedung:
  Mit freundlichen Grüßen,
  Mit vorzüglicher Hochachtung,
  Ich verbleibe mit besten Grüßen

🤝 An Kolleg:innen oder das Team

Der Ton darf lockerer, aber weiterhin respektvoll bleiben.

• Anrede:
  Hallo [Vorname],
  Guten Morgen [Vorname]
• Verabschiedung:
  Viele Grüße,
  Bis bald,
  Beste Grüße

👥 An Kund:innen oder externe Partner

Hier ist ein professioneller Ton ebenso wichtig wie eine persönliche Note.

• Anrede:
  Sehr geehrte Damen und Herren,
  Sehr geehrter Herr [Name]
• Verabschiedung:
  Mit freundlichen Grüßen,
  Herzliche Grüße

🕵️‍♂️ An unbekannte Empfänger

Nutzen Sie formelle, neutrale Formeln, um höflich und seriös zu wirken.

• Anrede:
  Sehr geehrte Damen und Herren
• Verabschiedung:
  Mit freundlichen Grüßen,
  Hochachtungsvoll

Wie beginnt man eine E-Mail höflich?

Der Einstieg gibt den Ton vor. Wählen Sie eine passende Anrede:

FormellHalbformellLässigSehr geehrte Frau / Sehr geehrter HerrHallo [Vorname]Hi [Vorname]Guten Morgen Herr [Name]Guten Tag [Name]Hallo zusammen---Liebe Kolleg:innenHallo Team

Welche Formulierungen sollten Sie besser vermeiden?

Einige Höflichkeitsfloskeln wirken veraltet oder unangemessen:

🚫 „Hallo!“, „Hey!“, „Wer es betrifft“
🚫 „Sehr geehrter Kunde“ – zu unpersönlich!
🚫 Floskelhafte oder nichtssagende Phrasen

Setzen Sie stattdessen auf individuell passende und klare Formulierungen.

Höfliche Formeln für formelle Schreiben & Bewerbungen

Im Anschreiben oder offiziellen Briefen gelten noch strengere Regeln.

• Anrede:
  Sehr geehrte Damen und Herren,
  Sehr geehrter Herr [Name]
• Verabschiedung:
  Mit freundlichen Grüßen,
  Ich verbleibe mit besten Empfehlungen,
  Hochachtungsvoll

Höflich kommunizieren auf Englisch

Auch im Englischen ist der Ton entscheidend. Hier einige Beispiele:

• Anrede:
  Dear Mr./Ms. [Last name]
  To whom it may concern
• Abschluss:
  Best regards,
  Kind regards,
  Sincerely,
  Yours faithfully (bei unbekanntem Empfänger)

Wie schließt man eine E-Mail professionell ab?

Die Schlussformel sollte zum Ton Ihrer Nachricht passen:

FormellHalbformellLässigMit freundlichen GrüßenViele GrüßeBeste GrüßeHochachtungsvollBis baldDanke!Ich verbleibe mit besten GrüßenFreundliche GrüßeWir sehen uns!

👉 Tipp: Kombinieren Sie den Abschiedsgruß mit einem Hinweis:
„Vielen Dank für Ihre Zeit – ich freue mich auf Ihre Rückmeldung. Mit freundlichen Grüßen“

Fazit: Der Ton entscheidet

Die richtige Höflichkeitsformel zeigt Professionalität, Respekt und ein gutes Gespür für den Anlass. Je besser Sie Ihre Sprache an den Empfänger und den Kontext anpassen, desto effektiver und angenehmer wird Ihre Kommunikation.