Che cos'è Outlook?

‍

Ogni settimana, secondo Il giornale di Wall Street, i dipendenti spendono in media 8,8 ore di lettura e scrittura di e-mail. Ma pensi di conoscere tutti i segreti della tua email professionale?

‍

Per facilitare la tua vita quotidiana, migliorare l'efficienza e la produttività, Signitico Ti dà tutte le chiavi per Microsoft Outlook ! Consulta la nostra guida completa a questo servizio di posta elettronica.

Perché usare la soluzione Outlook?

‍

Software sviluppato da Microsoft, prospettiva è più di un semplice servizio di posta elettronica. Quest'ultimo è integrato nel Suite Microsoft Office, che include vari software come Word, Excel e PowerPoint.

‍

Oltre a consentire agli utenti di inviare e-mail, possono gestirne Email, ma anche i loro riunioni, il loro compiti O il loro Contatti. Outlook ha anche una moltitudine di funzionalità avanzate, progettato per migliorare l'efficienza e la produttività.

‍

Quali sono i vantaggi dell'utilizzo di Outlook per la tua azienda?

Comunica in modo efficace con i tuoi clienti e fornitori di servizi

‍

La caratteristica principale di Microsoft Outlook è ladispacciamento E il Ricezione di email.

‍

Utilizzando il servizio di posta elettronica all'interno della tua azienda, puoi creare un indirizzo email che termina con nome di dominio della tua azienda, per una maggiore professionalità.

‍

Inoltre, è possibile passare da una casella di posta all'altra e centralizza la tua casella di posta tutto in un unico posto: è tanto più comodo se la tua attività include diversi reparti, come il servizio clienti, il marketing, l'assistenza, ecc.

‍

Inviate le vostre e-mail in tutta tranquillità: Outlook vi offre anche diversi funzionalità di sicurezza come la crittografia delle e-mail, la protezione da spam e virus o la capacità di bloccare mittenti indesiderati.

‍

Infine, Microsoft Outlook è disponibile su tutte le piattaforme, i tuoi dipendenti potranno accedere alla loro posta elettronica da PC, Mac o smartphone.

Creazione di regole per classificare le tue email

‍

Utilizzando Outlook nella tua azienda, puoi organizzare la tua casella di posta nel modo desiderato:

‍

• Puoi creare registri E sottocartelle per estrarre le tue lettere;
• È possibile creare regole di classificazione a seconda del mittente o del contenuto dell'email;
• Messaggistica, puoi Segnala email importanti ;
• Riceverai promemoria automatici.

Definisci una risposta automatica in caso di assenza

‍

Sei consapevole del fatto che non sarai in ufficio per un certo periodo di tempo? Con Outlook, puoi Impostare un messaggio di assenza in pochi clic:

‍

• Fai clic sulla scheda «File» in alto a sinistra dello schermo;
• Seleziona l'opzione «Risposta automatica (fuori sede)»;
• Seleziona la scheda «Invia risposte automatiche»;
• Puoi quindi scrivere il tuo messaggio e impostare gli intervalli di assenza, comprese le date di partenza e di ritorno.

Quali scorciatoie da tastiera devi assolutamente conoscere?

‍

Per lavorare in modo più rapido ed efficiente, ce ne sono alcuni Scorciatoie da tastiera essenziali ! Signitic rivela quelle che devi conoscere per semplificare l'uso del software.

Crea un nuovo messaggio

‍

Al fine di crea un nuovo messaggio, ma anche un evento nel tuo calendario di Outlook, tutto ciò che devi fare è premere i tasti Ctrl + N. Così puoi iniziare a scrivere la tua email senza uscire dalla visualizzazione della posta in arrivo.

‍

Rispondi a tutti gli interlocutori di una catena di email

‍

Per rispondere a un'email, premi Ctrl+R sulla tastiera. Se desideri includere tutte le persone del canale nella tua email, seleziona semplicemente l'opzione «Rispondi a tutto» premendo i tasti Ctrl+Maiusc+R della tastiera. Per inviare l'email, seleziona Ctrl+Invio.

‍

Salvare un'email come bozza

Al fine di Salvare un'email come bozza In Microsoft Outlook, puoi utilizzare la seguente scorciatoia da tastiera: Ctrl + S. Potrai quindi salvare il messaggio che stai scrivendo nella cartella «Bozze».

Aggiungi un allegato alle tue e-mail (immagini, file, PDF)

‍

Per aggiungere un allegato alla tua email, assicurati di:

‍

• Seleziona»Allega un file» nel gruppo «Inserisci» nella scheda «Messaggio», in una nuova email, una risposta o un messaggio di trasferimento;
• Scegli il file da aggiungere a una delle seguenti posizioni: «File», «OneDrive» o «Browse»;
• Se si seleziona un file dal computer, copia è allegato all'e-mail. Se stai inviando un file OneDrive, hai due opzioni: inviare collegamento O di un copia ;
• Una volta importato il file, tutto ciò che devi fare è invia la tua mail !

‍

Come si invia un file di grandi dimensioni tramite Outlook?

‍

Per inviare un file di grandi dimensioni tramite Outlook, la soluzione migliore è usare onedrive, il servizio cloud di Microsoft. Per fare ciò:

‍

• Accedere al sito onedrive ;
• Seleziona il file da inviare: scrivi un nuovo messaggio da Outlook, seleziona «Carica e condividi» e scegli il file che vuoi inviare;
• Allega il file come link : una volta salvato il file su OneDrive, seleziona l'opzione «inseriscilo come collegamento». Il destinatario avrà un link che lo reindirizza a quest'ultimo e potrai superare il limite di 20 MB imposto da Microsoft;
• Invia la tua email.

‍

Come faccio ad aggiungere una firma e-mail in Outlook?

‍

Per aggiungere il tuo firma di posta elettronica in Outlook, non devi fare altro che seguire questi pochi passaggi:

‍

• Seleziona «Nuova email» dalla barra degli strumenti della tua email di Outlook;
• Clicca su «Messaggio» > «Una firma» > «Firme»;
• Fai clic su «Nuovo» sotto il pulsante «Firma da modificare»;
• Assegna un nome a questa nuova firma;
• Crea la tua firma e formattala;
• Aggiungi un'immagine, un link a un social network, il tuo logo, un pulsante CTA (Call To Action) che porta a un modulo di contatto o anche a un banner;
• Scegli un'opzione tra quelle offerte in «Scegli una firma predefinita».

Puoi personalizzare la tua firma di Outlook?

‍

Seguendo i passaggi descritti sopra, puoi personalizzare manualmente la tua firma di Outlook. Con Signitico, personalizza facilmente la tua firma email e quella dei tuoi collaboratori!

‍

Sarai in grado di integra Signitic nel tuo ambiente Microsoft 365 in pochi minuti, centralizzare Le firme dei tuoi dipendenti e crea un design con i colori della tua azienda !

‍

Visita il sito web Signitic per scoprire la nostra soluzione per personalizzazione della firma elettronica.

‍

Posso usare un account Gmail su Outlook?

‍

Per gestire tutte le tue caselle di posta da un'unica interfaccia, puoi aggiungere il tuo account Gmail a Microsoft Outlook in pochi clic:

‍

• Seleziona»Mostra impostazioni» nella scheda «Visualizza»;
• Fai clic su «Account», quindi su»Account di posta elettronica»;
• Ora puoi selezionare l'opzione»Aggiungi un account, Gestisci un account esistente»;
• Clicca su «Aggiungi un account» quindi aggiungi il tuo account Gmail dall'elenco a discesa «Account consigliato» prima di selezionare «Continua»;
• Nella finestra «Autorizzazioni dell'account Google», seleziona»Consenti»;
• Una volta aggiunto il tuo account Gmail a Outlook, fai clic su»Fatto» o aggiungi un altro account email.

‍