Jak dyrektor IT FTPA scentralizował i zautomatyzował zarządzanie podpisami Outlook dzięki Signitic

Jérémie Tarkowska, dyrektor ds. systemów informatycznych (DSI) w kancelarii prawnej FTPA, kieruje strategią IT organizacji zatrudniającej 100 pracowników. W środowisku, w którym priorytetami są niezawodność, zgodność i efektywność, poszukiwał prostego, bezpiecznego rozwiązania do ujednolicenia podpisów e-mail w Outlooku, bez ręcznych działań ani złożonych skryptów wewnętrznych.

Wyzwania przed wdrożeniem Signitic

Przed wdrożeniem Signitic zarządzanie podpisami e-mail było dla zespołu IT FTPA prawdziwym wyzwaniem operacyjnym:

• Czasochłonne ręczne wdrażanie na każdym stanowisku z Outlookiem.
• Brak centralizacji powodujący niespójności między podpisami pracowników.
• Ryzyko błędów w zakresie zgodności, zwłaszcza w informacjach prawnych i kontaktowych.

Cel dyrektora IT był jasny: odzyskać kontrolę nad spójnością i niezawodnością podpisów, a zarazem ograniczyć obciążenie związane z ich utrzymaniem.

„Potrzebowaliśmy rozwiązania scentralizowanego, niezawodnego i łatwego w utrzymaniu. Signitic doskonale spełnia tę potrzebę”.

Rozwiązanie Signitic: kontrolowana centralizacja i automatyzacja

FTPA wybrała Signitic ze względu na łatwość integracji i natywną zgodność z Microsoft 365 oraz Entra ID (Azure AD).

Wdrożenie umożliwiło:

• Scentralizowane zarządzanie szablonami podpisów bezpośrednio z platformy.
• Automatyczną synchronizację danych użytkowników przez Entra ID, gwarantującą ich stałą aktualność.
• Dodatek Outlook wdrożony na stanowiskach, zapewniający każdemu pracownikowi płynne i jednolite doświadczenie.

Dzięki tej integracji nie są potrzebne żadne ręczne działania przy przyjęciu lub odejściu użytkownika ani zmianie jego profilu. Podpisy są aktualizowane w czasie rzeczywistym bez angażowania zespołu IT.

Korzyści dla działu IT

Większe bezpieczeństwo i niezawodność

Dane użytkowników są synchronizowane bezpośrednio z Entra ID, co ogranicza ryzyko błędów i manipulacji.
Każdy podpis spełnia normy wewnętrzne oraz wymogi dotyczące informacji prawnych w sektorze prawniczym.

Prosta administracja

Interfejs Signitic pozwala sterować wszystkimi podpisami z jednego miejsca.
Aktualizacje są natychmiast stosowane na wszystkich stanowiskach z Outlookiem bez interwencji technicznej.

Wymierna oszczędność czasu

Jérémie szacuje, że wdrożenie Signitic pozwoliło zaoszczędzić co najmniej dwa dni pracy rocznie wyłącznie na wdrażaniu podpisów.
Czas ten można teraz przeznaczyć na zadania o większej wartości dodanej dla działu IT.

„Zysk nie dotyczy tylko czasu, ale również spokoju: wszystko jest zautomatyzowane i pod kontrolą”.

Solidna podstawa przyszłego rozwoju

FTPA korzysta obecnie z Signitic do podpisów e-mail, ale firma planuje już rozszerzyć zastosowanie na zarządzanie banerami komunikacyjnymi.
Rozszerzenie to pozwoli działowi IT wspierać komunikację wewnętrzną i marketing, zachowując scentralizowaną kontrolę techniczną.

Opinia dyrektora IT

„Signitic to prosta i skuteczna platforma, która doskonale odpowiada na nasze potrzeby.
Dodatek i synchronizacja z Entra ID stanowią ogromną różnicę pod względem zarządzania i niezawodności”.

‍