Dans le monde professionnel, comme dans votre sphère privée, l’envoi de courriels est aujourd’hui un incontournable : en France 1,4 milliard de mails sont envoyés chaque jour, soit 33 mails quotidiens par utilisateur.

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Outil devenu incontournable et incontestablement pratique, le mail a toutefois une limite, celle du volume du fichier. Combien de fois avez-vous essayé, en vain, d’envoyer des fichiers volumineux par courriel ? Si Outlook ne permet pas l’envoi de fichier de plus de 20 MO, grâce à certaines techniques, il est toutefois de contourner cette limite.

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Signitic vous dévoile toutes les astuces pour envoyer des fichiers volumineux via la messagerie Microsoft Outlook. Devenez un véritable expert des mails grâce à notre guide complet !

Quelle est la limite de taille des fichiers envoyés sur Outlook ?

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Vous essayez d’envoyer par mail une présentation, un film promotionnel ou encore un document PDF aux membres de vos équipes, mais lors de l’envoi un message d’erreur s’affiche ?

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En effet, la taille des pièces jointes est bien souvent limitée par les services de messagerie. Cette limite n’est pas liée au hasard : elle empêche votre ordinateur ou votre smartphone de tenter continuellement de charger des pièces jointes très volumineuses, dépassant les limites définies par les fournisseurs de services Internet.

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Sur Outlook, la taille limite cumulée des fichiers est de 20 MO. Pour les comptes Exchange, mails professionnels, elle est de 10 MO.

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Comment augmenter la limite pour l'envoi de fichiers volumineux ?

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En tant qu’utilisateur Outlook, il vous est impossible de modifier la limite de taille des pièces jointes. Toutefois, différentes stratégies peuvent vous permettre de contourner cette limite en compressant votre fichier ou en utilisant un cloud.

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Avant de partager des fichiers volumineux, veillez à :

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Connaître la limite de taille des pièces jointes imposée par Outlook pour prévoir votre envoi en amont ;
Supprimer tout texte ou image superflus contenus dans votre courriel afin d’en réduire le volume global ;
Informer les destinataires de l’envoi de pièces jointes volumineuses afin qu’ils puissent se préparer à un éventuel retard dû au téléchargement ;
Envoyer des pièces jointes volumineuses seulement si elles sont pertinentes ;
Vérifier avec vos destinataires qu’ils disposent d’un espace de stockage suffisant pour recevoir votre fichier.

Comment optimiser l'envoi de vos fichiers volumineux sur Outlook ?

Configuration de OneDrive pour l'envoi de fichier plus lourd

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Plutôt que d’inclure directement votre fichier volumineux dans votre mail, vous pouvez utiliser un service de partage des fichiers ou de cloud, tel que OneDrive. Avec cet outil, terminée la limite des 20 MO ! Non seulement OneDrive vous permet de contourner la limite de taille, mais vous facilitez également l’accès sécurisé à vos fichiers tout en gardant une trace centralisée de tous vos envois.

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Une fois votre fichier stocké dans le cloud, le destinataire pourra télécharger les pièces jointes depuis le lien partagé dans le mail. Pour ce faire :

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Étape 1 : sélectionnez le fichier à envoyer depuis OneDrive. Écrivez un nouveau message depuis Outlook et cliquez sur l’icône de pièce jointe pour joindre un fichier. Sélectionnez “Charger et Partager” et choisissez le fichier que vous souhaitez envoyer ;
Étape 2 : attachez le fichier comme lien. Après avoir enregistré le fichier sur OneDrive, vous pouvez sélectionner l’option “l'insérer comme un lien”. Le fichier ne sera ainsi plus attaché au mail, mais votre destinataire disposera d’un lien le redirigeant vers le fichier OneDrive. Vous dépasserez la limite sans encombrer la boîte mail de votre destinataire ;
Étape 3 : envoyez votre mail. Une fois le lien inséré, il ne vous reste plus qu’à rédiger le contenu de votre message et à l’envoyer à votre destinataire ! Ce dernier pourra télécharger la pièce jointe directement depuis OneDrive.

Compression de vos pièces jointes en amont de l'envoi

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Autre technique : vous pouvez également compresser, ou zipper, votre fichier : sa taille diminuera, jusqu’à s’inscrire dans les limites des pièces jointes d’Outlook.

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Si vous utilisez Windows, tapez “explorateurs de fichiers” depuis la zone de recherche, puis sélectionnez le fichier à compresser. Il vous suffit ensuite d’effectuer un clic droit dessus, de passer votre souris sur “Envoyer vers” puis de cliquer sur “Dossier compressé”.

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Si vous utilisez Mac, cliquez sur le fichier que vous souhaitez compresser tout en maintenant la touche Contrôle enfoncée, puis choisissez Compresser dans le menu contextuel.

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Attention : cette technique ne fonctionne que si le fichier que vous devez envoyer dépasse légèrement la limite de taille des pièces jointes.

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Aller plus loin sur Outlook pour votre communication d'entreprise

Intégrer une signature personnalisée pour vos communications externes

Saviez-vous que vous pouvez également ajouter une signature personnalisée sur Outlook ? Véritable carte de visite virtuelle, elle permet à vos interlocuteurs de vous identifier en un simple coup d'œil. Pour ce faire :

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Depuis la barre d’outils de votre messagerie Outlook, cliquez sur “Nouvel email” ;
Dirigez-vous vers “Message” > “Une Signature” > “Signatures” ;
Sous le bouton “Signature à modifier”, cliquez sur “Nouveau” ;
Donnez un nom à votre nouvelle signature ;
Créez votre signature et mettez-la en forme ;
Ajouter une image, un lien vers un réseau social, votre logo, un bouton CTA (Call To Action) menant à un formulaire de contact ou encore une bannière ;
Choisissez l’option souhaitée dans “Choisir une signature par défaut”.

Maîtriser les principales fonctionnalités d'Outlook

Parmi les principales fonctionnalités d’Outlook, on dénombre :

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La gestion des mails (tri automatique, signalement des mails importants, rappels automatiques, etc.) ;
Le calendrier. Vous pouvez planifier des réunions, des rendez-vous et des événements, définir des rappels et partager des liens avec vos invités ;
L'intégration à d’autres applications. Outlook s'intègre à tous les outils que vous utilisez au quotidien ;
L'optimisation des recherches. Touchez la loupe dans la barre d’outils et accédez au moteur de recherche pour retrouver tous les mails dont vous avez besoin ;
Disponibilités et absences. En prenant rendez-vous avec vous, vos collaborateurs et clients pourront voir vos disponibilités.

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Signitic et sa solution de signatures e-mail sur mesure pour Outlook et Microsoft 365 vous accompagnent dans la digitalisation de votre entreprise ! Mise en place simple et rapide, centralisation des signatures, segmentation et mise à jour automatique : découvrez nos solutions et nos services sur notre site web et maîtrisez Outlook du bout des doigts !

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Comment envoyer des fichiers volumineux via Outlook ? ‍