Come si inviano file di grandi dimensioni tramite Outlook?
Nel mondo professionale, come nella sfera privata, l'invio di e-mail è ormai un must: in Francia 1,4 miliardi di email vengono inviate ogni giorno, o 33 email giornaliere per utente.
Strumento diventato essenziale e innegabilmente pratico, la posta elettronica ha però un limite, quello di volume del file. Quante volte hai provato a inviare per e-mail file di grandi dimensioni senza alcun risultato? Sebbene Outlook non consenta l'invio di file di dimensioni superiori a 20 MB, grazie a determinate tecniche, è comunque necessario aggirare questo limite.
Signitic rivela tutti i consigli per inviare file di grandi dimensioni tramite e-mail Microsoft Outlook. Diventa un vero esperto di email con la nostra guida completa!
Qual è il limite di dimensione per i file inviati in Outlook?
Stai cercando di inviare una presentazione, un filmato promozionale o persino un documento PDF via e-mail ai membri dei tuoi team, ma quando si invia viene visualizzato un messaggio di errore?
In effetti, dimensione dell'allegato È molto spesso limitato tramite servizi di corriere. Questo limite non è casuale: impedisce al computer o allo smartphone di cercare continuamente di caricare allegati di grandi dimensioni, superando i limiti stabiliti dai provider di servizi Internet.
In Outlook, il limite cumulativo delle dimensioni dei file è 20 MB. Per gli account Exchange, le email professionali, sono 10 MB.
Come posso aumentare il limite per l'invio di file di grandi dimensioni?
Come utente di Outlook, non puoi modificare il limite di dimensione degli allegati. Tuttavia, esistono varie strategie che possono consentire di aggirare questo limite comprimere il tuo file o utilizzando un Nuvola.
Prima di condividere file di grandi dimensioni, assicurati di:
- Conosci il limite la dimensione degli allegati imposta da Outlook per pianificare in anticipo l'invio;
- Rimuovi testo o immagini superflui contenuti nella tua email per ridurre il volume complessivo;
- Informare i destinatari l'invio di allegati di grandi dimensioni in modo che possano prepararsi a un eventuale ritardo dovuto al download;
- Invia allegati di grandi dimensioni solo se lo sono pertinenti ;
- Verifica con i destinatari che hanno un spazio di archiviazione sufficiente per ricevere il tuo file.
Come ottimizzare l'invio di file di grandi dimensioni su Outlook?
Configurazione di OneDrive per l'invio di file di dimensioni maggiori
Invece di includere il tuo file di grandi dimensioni direttamente nella tua email, puoi utilizzare un servizio di condivisione di file o cloud, come onedrive. Con questo strumento, il limite di 20 MB è finito! OneDrive non solo ti consente di bypassare il limite di dimensione, ma faciliti ancheAccesso sicuro ai tuoi file conservando un traccia centralizzata di tutte le tue spedizioni.
Una volta archiviato il file nel cloud, il destinatario sarà in grado di scaricare gli allegati dal link condiviso nell'e-mail. A tale scopo:
- Fase 1: seleziona il file da inviare da OneDrive. Scrivi un nuovo messaggio da Outlook e fai clic sull'icona dell'allegato per allegare un file. Seleziona «Carica e condividi» e scegli il file che vuoi inviare;
- Passaggio 2: allegare il file come collegamento. Dopo aver salvato il file su OneDrive, puoi selezionare l'opzione «inserisci come link». Il file non verrà più allegato all'email, ma il destinatario avrà un link che lo reindirizzerà al file OneDrive. Supererai il limite senza ingombrare la casella di posta del destinatario;
- Passaggio 3: invia la tua email. Una volta inserito il link, non ti resta che scrivere il contenuto del tuo messaggio e inviarlo al destinatario! Quest'ultimo potrà scaricare l'allegato direttamente da OneDrive.
Comprimi i tuoi allegati prima di inviarli
Altra tecnica: puoi anche comprimere, o zip, il tuo file : le sue dimensioni diminuiranno, fino a rientrare nei limiti degli allegati di Outlook.
Se si utilizza Windows, digitare»esploratori di file» dalla casella di ricerca, quindi seleziona il file che desideri comprimere. Quindi tutto ciò che devi fare è fare clic con il pulsante destro del mouse su «»Invia a» e poi clicca su»Cartella compressa».
Se utilizzi un Mac, fai clic sul file che desideri comprimere tenendo premuto il pulsante Tasto di controllo premuto, quindi scegli Comprimi nel menu contestuale.
attenzione : Questa tecnica funziona solo se il file da inviare supera leggermente il limite di dimensione degli allegati.
Vai oltre con Outlook per la tua comunicazione aziendale
Integra una firma personalizzata per le tue comunicazioni esterne
Sapevi che puoi anche aggiungere una firma personalizzata su Outlook ? Un vero biglietto da visita virtuale, consente ai tuoi contatti di identificarti a colpo d'occhio. Per farlo:
- Dalla barra degli strumenti della tua email di Outlook, fai clic su «Nuova email»;
- Vai su «Messaggio» > «Una firma» > «Firme»;
- Sotto il pulsante «Firma da modificare», fai clic su «Nuovo»;
- Dai un nome alla tua nuova firma;
- Crea la tua firma e formattala;
- Aggiungi un'immagine, un link a un social network, il tuo logo, un pulsante CTA (Call To Action) che porta a un modulo di contatto o anche a un banner;
- Scegli l'opzione desiderata in «Scegli una firma predefinita».
Padroneggia le funzionalità principali di Outlook
Tra i Funzionalità principali di Outlook, contiamo:
- La gestione della posta elettronica (ordinamento automatico, segnalazione di email importanti, promemoria automatici, ecc.);
- Le calendario. Puoi pianificare riunioni, appuntamenti ed eventi, impostare promemoria e condividere link con i tuoi ospiti;
- ILintegrazione con altre applicazioni. Outlook si integra con tutti gli strumenti che usi ogni giorno;
- Ll'ottimizzazione delle ricerche. Tocca la lente di ingrandimento nella barra degli strumenti e accedi al motore di ricerca per trovare tutte le email di cui hai bisogno;
- Disponibilità e assenze. Fissando un appuntamento con te, i tuoi dipendenti e clienti potranno vedere la tua disponibilità.
Signitic e la sua soluzione di firme e-mail personalizzate per Outlook e Microsoft 365 supportarti nella digitalizzazione del tuo business! Implementazione semplice e veloce, centralizzazione delle firme, segmentazione e aggiornamento automatico: scopri le nostre soluzioni e servizi sul nostro sito Web e padroneggia Outlook a portata di mano!
