Perché è un modo sicuro, economico e veloce comunicare e che offre un ampia gamma, ile-mail rimane oggi ancora uno dei strumenti di comunicazione più efficaci, sia internamente che esternamente. Che siate una piccola impresa, una PMI o una grande azienda, scegliete quella giusta servizio di posta elettronica appare quindi imponderabile.

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Tuttavia, con la proliferazione dei servizi di messaggistica online, fare una scelta può essere complesso. Chez Signitico, crediamo che scegliere gli strumenti giusti sia una delle chiavi del successo, per questo ti offriamo un guida completa a Outlook, uno dei leader nel mercato della messaggistica professionale.

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Scopri perché scegliere microsoft prospettiva simile email professionale !

Un sistema di messaggistica sicuro e versatile

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In un momento in cui attacchi informatici stanno diventando un luogo comune, la sicurezza delle e-mail professionali e dei dati ad esse trasmessi è una priorità assoluta per le aziende, indipendentemente dalle loro dimensioni e dal settore di attività. Di fronte al rischio di fughe di dati, attacchi di phishing o della diffusione di malware, è infatti necessario proteggersi rafforzando la sicurezza delle proprie email.

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Outlook ti aiuta ad aumentare la sicurezza della tua azienda con funzionalità avanzate. Ogni utente beneficia di un filtro posta indesiderata E programmi dannosi.

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Quando i dipendenti ricevono e-mail contenenti allegati, la messaggistica analizza e cerca virus o programmi dannosi, in base a tecniche di rilevamento avanzate. Se viene rilevato un file pericoloso, Outlook lo elimina automaticamente per escludere qualsiasi rischio.

Inoltre, quando i tuoi team ricevono e-mail contenenti collegamenti a pagine Web, il servizio di posta elettronica garantisce che non siano collegati a Truffe di phishingo che scarichino virus o programmi dannosi contro di essi. Se uno dei tuoi dipendenti fa clic su un link sospetto, verrà automaticamente reindirizzato a una pagina di avviso.

Outlook è molto più di un semplice servizio di posta elettronica: lLo strumento versatile è integrato nella suite Microsoft Office, che include vari software come Word, Excel e PowerPoint. Oltre a gestire le proprie e-mail, i professionisti possono anche organizzare i propri calendari o attività in modo integrato.

Gestisci i messaggi in arrivo e dai priorità alle tue attività

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Outlook ti aiuta a gestire i tuoi messaggi e semplifica la tua vita quotidiana. Il servizio di messaggistica ti offre la possibilità di configurare regole personalizzate per automatizzare l'ordinamento dei messaggi. Ogni email in arrivo può quindi essere spostata in cartelle specifiche in base ai tuoi criteri (mittenti, contenuto, parola chiave, ecc.).

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I tuoi dipendenti potranno inoltre attivare un sistema di promemoria : Le email che non devono essere trattate come prioritarie non ingombreranno la loro casella di posta, ma saranno sicuri di non dimenticare di rispondere. È possibile scegliere un orario per ricevere un promemoria automatico. Limiterai così il interruzioni definendo orari specifici per rispondere alle e-mail : i tuoi dipendenti saranno più propensi a rimanere concentrati sulle loro missioni principali, migliorando la loro produttività.

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Per aiutarti dai priorità alle tue missioni, Outlook ti mostra anche Email importanti e ti offre diversi strumenti integrati per creare elenchi di attività, di promemoria E Scadenze. I vostri dipendenti saranno così in grado di monitorare efficacemente i loro vari progetti e di rispettare le scadenze.

Gestisci e condividi i calendari

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Con Outlook, condividi il tuo calendario con un clic con i tuoi team: puoi pianificare le riunioni tenendo conto della disponibilità di tutti e creando sondaggi sulla disponibilità.

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Lo strumento ottimizza anche la tua pianificazione : puoi impostare appuntamenti ricorrenti, prenotare sale per videoconferenze, pianificare eventi con i partecipanti e tenere traccia delle risposte. È anche possibile sincronizza il tuo calendario con vari dispositivi e applicazioni per una gestione integrata, che consente di rimanere sempre connessi.

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Uno strumento efficace per la comunicazione aziendale

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Integrandosi con vari strumenti e servizi utilizzati dall'organizzazione, Outlook semplifica comunicazione interna ed esterna. Grazie all'integrazione con Microsoft Teams, organizza facilmente videoconferenze con persone interne ed esterne della tua organizzazione!

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Sarai anche in grado di semplifica il tuo flusso di lavoro con i membri della tua organizzazione collaborando ai file in Microsoft Teams e condividendoli da OneDrive. Con Microsoft SharePoint, facilita la gestione e la condivisione dei documenti, consenti ad altri utenti di visualizzarli o modificarli: una soluzione davvero pratica!

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Possibilità di aggregare più programmi di messaggistica istantanea all'interno di Outlook

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Integrandosi con i vari strumenti di Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, PowerPoint, Teams, OneNote, OneDrive), Outlook offre un compatibilità estesa per una migliore efficienza operativa, sia per la gestione dei progetti che per la pianificazione delle attività.

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Sarai anche in grado di fondersi Diverso caselle postali per centralizzare tutte le tue email su un'unica interfaccia, indipendentemente dal fatto che il tuo indirizzo provenga dallo stesso nome di dominio o da un altro, come Gmail.

Aggiungi una firma personalizzata per ottimizzare le tue comunicazioni

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Per consentire ai destinatari di identificarti a colpo d'occhio, dovresti aggiungere un firma A te Email. Con Outlook, puoi crearne uno manualmente:

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Fai clic su «Nuova email» nella barra degli strumenti della tua email di Outlook,;
Seleziona «Messaggio» > «Una firma» > «Firme»;
Premi «Nuovo», sotto il pulsante «Firma da modificare»;
Assegna un nome alla tua nuova firma;
Crea la tua firma e formattala;
Aggiungi qualsiasi elemento che ti sembra pertinente, come un'immagine, un link a un social network, il tuo logo, un pulsante CTA (Call To Action) o persino un banner;
Scegli l'opzione desiderata in «Scegli una firma predefinita»;
Ripeti l'operazione per ciascuno dei tuoi collaboratori.

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Grazie a Signitic e alla sua soluzione di firma su misura per Outlook e Microsoft 365, Armonizza in un clic Le firme dei tuoi dipendenti, centralizza i loro aggiornamenti e la loro gestione. Semplice da configurare, la nostra soluzione ti consente di configurare i modelli di firma con i colori della tua azienda, gestire i tuoi gruppi di utenti e implementare le tue comunicazioni per garantire l'adeguatezza delle tue marchio del datore di lavoro !

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