Come automatizzare la gestione delle firme e-mail in azienda

1. Sincronizza gli utenti con la tua directory o HRIS

Sincronizza gli utenti delle firme email con una fonte dati sempre aggiornata (directory Microsoft o Google, sistema HR/SIRH o altre fonti).Abilita l’onboarding automatico dei nuovi dipendenti e garantisce informazioni di contatto costantemente aggiornate. Ogni movimento o cambiamento organizzativo viene rilevato automaticamente e le informazioni vengono sincronizzate in tempo reale.

Funziona con:

• la tua fonte SIRH/HR (Lucca, Payfit, ecc.);
• la tua directory Microsoft 365 o Google Workspace;
• Active Directory o una directory locale;
• altre fonti dedicate;
• il nostro strumento di importazione automatizzato.

È inoltre possibile generare o aggiornare gli utenti utilizzando il nostro modulo di importazione, semplicemente caricando un file Excel o CSV.

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2. Implementa automaticamente le firme email nel tuo ambiente

Distribuisci automaticamente le firme e-mail sui sistemi di posta elettronica utilizzati + iPhone/iPad (unico) + CRM

Sincronizzazione nativa con:

• Client di posta elettronica: Gmail, Outlook / Microsoft 365, Apple Mail (macOS), Thunderbird, ecc.;
• CRM: Salesforce, Sellsy, HubSpot e altri CRM;
• strumenti di comunicazione e vendita: Lemlist, Front, Trustfolio.

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3. Definisci con precisione l'accesso amministrativo

Configura i ruoli degli amministratori e il relativo ambito di azione.

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Assegna tutti i permessi amministrativi necessari e definisci il livello di accesso per ciascun profilo: globale o parziale.
Per gli amministratori con accesso parziale, è possibile limitare l’ambito di intervento.

Ad esempio, la gestione delle firme e-mail può riguardare:

• tutti gli utenti di un determinato marchio;
• tutti gli utenti di una specifica regione o entità;
• tutti gli utenti di determinati Paesi.

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4. Restituisci il controllo ai team aziendali: Marketing, Comunicazione e Risorse Umane

Consenti ai team aziendali responsabili di marketing e comunicazione di gestire in modo centralizzato ed efficace l’immagine del marchio e i contenuti diffusi.

Questo permette di:

• garantire un’immagine del brand coerente, ovunque e su tutti i canali;
• creare e distribuire comunicazioni mirate;
• misurare la visibilità e l’impatto dei messaggi veicolati;
• valorizzare l’employer branding e trasmettere un’immagine dinamica dell’azienda;
• assicurare un onboarding efficace dei team.

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5. Facilitare l'inserimento di nuovi talenti

Semplifica il lavoro dei team HR e abilita un onboarding completamente automatizzato.
I nuovi collaboratori dispongono di una firma e-mail configurata automaticamente fin dal loro ingresso in azienda.

La gestione dei dati è automatizzata:

• per le firme e-mail dei nuovi dipendenti;
• per qualsiasi evoluzione o modifica delle informazioni;
• anche in caso di uscita dei collaboratori.

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6. Utilizza una soluzione sicura conforme al GDPR

La sicurezza e la conformità al GDPR sono affrontate in modo concreto e strutturato, non come semplici dichiarazioni formali o certificazioni indirette legate al cloud provider.

I nostri impegni in materia di sicurezza

• Installazione esclusivamente lato client (client di posta elettronica e CRM), secondo i principi di privacy by design;
• Nessuna e-mail transita attraverso server esterni;
• Nessun accesso alle e-mail né ai contatti, a differenza delle soluzioni basate su SMTP;
• Certificazione ISO 27001:2022 ottenuta a marzo 2024;
• Protezione contro i rischi informatici;
• Dati sicuri e crittografati.

I nostri impegni in materia di GDPR

• Protezione dei dati personali come principio fondamentale;
• Dati ospitati in Francia (AWS France – regione di Parigi) e crittografati;
• Nessun tracciamento personalizzato dei destinatari (espressamente vietato);
• Nessun tracciamento per dipendente (espressamente vietato);
• Signitic registrata presso la CNIL, con un DPO dedicato.

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7. Approfitta di un supporto e di un supporto reali per i tuoi team

Signitic accompagna amministratori e utenti durante tutto l’utilizzo della soluzione, grazie a un supporto strutturato e a risorse dedicate.

Supporto e assistenza

• Assistenza telefonica disponibile 5 giorni su 7;
• Risorse online e documentazione accessibili 24 ore su 24, 7 giorni su 7;
• Sistema di ticketing e supporto via e-mail;
• Piattaforma e risorse disponibili in francese e in inglese.

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8. Scegli la soluzione con le migliori recensioni dei clienti

I nostri clienti lo confermano: Signitic è una soluzione di riferimento per la gestione centralizzata delle firme e-mail aziendali.

I 5 principali motivi di soddisfazione dei clienti:

• il più ampio ecosistema di integrazioni sul mercato;
• un supporto personalizzato in base alle esigenze;
• un’assistenza affidabile e di alta qualità;
• la gestione delle firme su iPhone e iPad;
• il rilascio regolare di nuove funzionalità.

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