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Invii di email ai clienti, contatti con i prospect, pianificazione di appuntamenti, richieste di informazioni aggiuntive o ancora invio di report: le email sono oggi il canale di comunicazione più utilizzato in azienda.
Ogni settimana, secondo il Wall Street Journal, i dipendenti trascorrono in media 8,8 ore a leggere e scrivere email: un dato che, oltre a rivelare un fenomeno più ampio di sovraccarico digitale, potrebbe compromettere la produttività e l’innovazione in azienda.
Per ovviare a questo problema e liberare tempo prezioso ai tuoi collaboratori, è fondamentale adottare le best practice non solo nella redazione delle email professionali, ma anche nella firma!
Valorizzazione della tua expertise, identità di brand, strategia di marketing, maggiore efficienza e più opportunità di essere contattato da un prospect: Signitic ti offre le chiavi per ottimizzare questo canale commerciale e comunicativo, spesso sottovalutato.
Secondo uno studio del progetto Voltaire, il 91% dei decisori ammette che la qualità della relazione con il cliente viene compromessa quando un’email contiene errori ortografici. Per il 92% dei dirigenti intervistati, queste mancanze danneggiano l’immagine dell’azienda. Inviando un’email, i collaboratori diventano a tutti gli effetti ambassador dell'azienda per cui lavorano e si fanno garanti della sua brand image.
La firma email professionale, al pari del contenuto testuale, svolge anch’essa un ruolo fondamentale. Si tratta di un insieme di elementi composto principalmente da testo, immagini, link e dal logo aziendale. Questo blocco può inoltre includere i colori della brand identity dell’azienda e compare alla fine di ogni email inviata a clienti, prospect, partner o collaboratori.
La firma elettronica può essere considerata a tutti gli effetti come un biglietto da visita virtuale, con un ruolo di identificazione e comunicazione. Testimone della tua serietà, credibilità e persino della tua creatività, deve essere curata quanto il corpo del testo ed essere vista come una vera e propria leva di marketing!
Perché rappresenta l’ultimo elemento che i tuoi destinatari vedranno nella lettura della tua email e permette loro di identificare subito la tua azienda. Una firma email professionale deve colpire visivamente il lettore, ma anche essere chiara e facilmente comprensibile.
Più che riflettere l’immagine del brand, una firma email deve trasmettere la serietà dell’interlocutore e facilitare l’accesso alle informazioni essenziali, come il numero di telefono o il nome dell’azienda. Con un solo colpo d’occhio, il lettore deve poter visualizzare questi dati senza doverli cercare.
Inoltre, ricorda che l’email è uno strumento pensato per comunicare in modo rapido: andare dritto al punto è un’arte, anche nella tua firma!
Per fare in modo che il tuo destinatario abbia sempre a disposizione tutte le informazioni necessarie, assicurati di includere:
Il tuo nome completo è la prima informazione che il destinatario noterà nella tua firma. Riflette la tua identità professionale e garantisce che i tuoi interlocutori sappiano con chi stanno comunicando.
Assicurati che sia presentato in modo chiaro e leggibile, utilizzando un font standard e una dimensione appropriata. Un nome ben visibile rafforza la personalizzazione delle tue comunicazioni.
Indicare la tua posizione o il tuo ruolo consente al tuo interlocutore di comprendere meglio la tua funzione all’interno dell’azienda.
Che tu sia direttore marketing, consulente freelance o responsabile vendite, questa informazione aggiunge un contesto prezioso al tuo messaggio. Aiuta inoltre a trasmettere professionalità e credibilità.
Inserire il logo della tua azienda nella firma è un ottimo modo per rafforzare la tua brand identity. Questo elemento visivo rende la firma più accattivante e contribuisce a consolidare l’identità visiva della tua organizzazione.
Assicurati di utilizzare un logo di alta qualità, ottimizzato per il web, così da evitare problemi di caricamento.
Il numero di telefono è un’informazione essenziale che permette ai tuoi destinatari di contattarti rapidamente.
Specifica chiaramente se il numero fornito è la tua linea diretta, un recapito generale o quello del centralino. Questo semplifica le interazioni e dimostra la tua disponibilità nei confronti degli interlocutori.
Queste informazioni completano la tua firma offrendo ai destinatari diversi punti di contatto. L’indirizzo postale è utile per gli scambi ufficiali o per la corrispondenza cartacea.
I link ai tuoi profili social (LinkedIn, X/Twitter) permettono di ampliare le interazioni, mentre il sito web rappresenta una vetrina sempre accessibile per approfondire la conoscenza della tua azienda.
Gli elementi visivi, come i colori e la tipografia, rappresentano la tua azienda e permettono al destinatario di identificarti subito. Per armonizzare la tua firma elettronica con quella dei tuoi collaboratori e rafforzare l’immagine del brand, è fondamentale creare un’identità visiva coerente, rispettando le linee guida grafiche della tua azienda.
Il consiglio di Signitic: per garantire leggibilità, limita la palette cromatica a due colori e utilizza un solo font.
Sapevi che è possibile inserire pulsanti cliccabili e link all’interno di una firma email? Questi elementi possono rimandare al tuo sito web, al tuo numero di telefono o persino al tuo calendario, permettendo ai tuoi interlocutori di fissare facilmente un appuntamento e incentivando la relazione con i clienti!
Puoi inserire link ipertestuali su diversi elementi, come ad esempio:
Poiché la comunicazione via email fa parte integrante del linguaggio della tua azienda, è importante mantenere un tono professionale e trasmettere serietà. Occorre trovare il giusto equilibrio tra creatività e professionalità, valutando con attenzione ogni elemento presente nella firma.
In questo senso, è meglio evitare le citazioni personali, che potrebbero compromettere l’immagine del brand o danneggiare la tua reputazione. Inoltre, essendo spesso troppo lunghe, le citazioni rischiano di ridurre la leggibilità: il lettore potrebbe così perdere di vista le informazioni davvero essenziali.
Aggiungere i tuoi profili social in un’email professionale è un’ottima pratica! Puoi includere le icone dei social che utilizzi e inserire link ipertestuali sopra di esse.
Inserendo i link ai tuoi account social, potrai promuovere la tua presenza online e i tuoi ultimi contenuti (articoli del blog, post su Instagram, aggiornamenti su LinkedIn o Facebook, ecc.), rafforzare la tua visibilità digitale e la notorietà del brand. Inoltre, moltiplicherai i punti di contatto offerti dalla tua firma professionale.
Sei orgoglioso della tua nuova firma professionale e pronto a inviare email a prospect, clienti, partner e colleghi? Un attimo di pazienza! Prima di integrarla in tutte le tue comunicazioni, testare la tua firma su vari dispositivi e servizi di posta elettronica è un passaggio imprescindibile.
Ogni client di posta (Gmail, Yahoo, Outlook, ecc.) ha infatti un proprio sistema di visualizzazione che può alterare l’aspetto della firma.
Potresti inoltre accorgerti di una piccola svista, di un problema di armonizzazione nel layout o di un link ai social che porta a una pagina di errore: in questi casi, il test ti eviterà di compromettere l’immagine del brand o la reputazione della tua azienda.
Per garantire un’esperienza di consultazione ottimale, la tua firma professionale deve essere responsive, ovvero adattarsi automaticamente alla dimensione dello schermo del dispositivo su cui viene letta!
Infatti, oltre a variare a seconda del client di posta utilizzato, un’email non si visualizza allo stesso modo su computer e smartphone, che hanno formati diversi.
Il formato della firma email diventa quindi un elemento imprescindibile, garante della leggibilità della comunicazione. Per assicurarti che i tuoi interlocutori vedano correttamente la tua firma, indipendentemente dal client di posta o dal dispositivo utilizzato, ricordati di:
Con Signitic, la creazione della tua firma professionale diventa semplicissima! Dagli esempi di firme, ai consigli di design fino ai nostri modelli pronti all’uso: scopri tutte le soluzioni iniziando oggi stesso la tua prova gratuita.
